“Smart working” e “remote working”, tra le altre, sono le parole d’ordine più utilizzate da marzo 2020, quando lo scoppio della pandemia COVID-19 ci ha colti tutti di sorpresa. L’emergenza che ancora oggi stiamo affrontando ha offerto l’opportunità a molti lavoratori e imprenditori di intraprendere diverse modalità di organizzazione del proprio lavoro.
C’è stato un momento in cui le società commerciali hanno creato una nuova organizzazione denominata “inside sales”. L’obiettivo era eseguire attività di vendita senza costi di viaggio presso le sedi dei clienti. Questo è successo più di 40 anni fa e gli strumenti erano estremamente semplici. Era basato su chiamate proattive a un potenziale elenco di clienti per vendere i prodotti o i servizi dell’azienda.
Il nuovo metodo di lavoro era una grande opportunità per le persone che avevano difficoltà a viaggiare e questo stava facilitando un migliore equilibrio tra vita lavorativa e vita privata. Eppure si trattava di un lavoro relativamente complesso, diverso dal telemarketing, in quanto veniva richiesto al soggetto che svolgeva questo tipo di attività di vendita di sviluppare competenze specifiche legate ai collegamenti a distanza con l’interlocutore.
Il lavoro a distanza è sempre esistito nelle grandi multinazionali con membri del team sparsi in tutto il mondo, che devono lavorare insieme e comunicare su base settimanale, se non quotidiana. Non possono semplicemente saltare su un aereo a giorni alterni per raggiungere i loro colleghi e organizzare una riunione. Questo non sarebbe conveniente né in termini di tempo, né di costi per le aziende.
Quindi, abbiamo dovuto imparare nel modo più drastico a gestire praticamente tutte le nostre attività da remoto. Dovevamo rimanere in contatto con i nostri clienti, fornitori, colleghi cercando di mantenere lo stesso livello di efficienza, empatia e impegno per il lavoro da svolgere.
L’introduzione di un corretto “Smart Working”, come modello di una “nuova normalità”, ha richiesto cambiamenti organizzativi radicali e revisioni dei processi, delle procedure e della pianificazione del lavoro.
Tuttavia, tali modifiche richiedono di iniziare con la revisione dei metodi utilizzati per misurare le prestazioni lavorative dei dipendenti e per la pianificazione delle attività e dei compiti del team, garantendo un elevato livello di efficienza. Quindi, il modello originale deve essere messo in discussione per introdurre nuovi modi di gestire i gruppi di lavoro a distanza. Inoltre, il nuovo modello dovrebbe consentire la definizione di obiettivi specifici, misurabili e realistici per un certo periodo di tempo.
Come possiamo semplicemente applicare questi approcci remoti al laboratorio?
I laboratori sono un ambiente molto speciale. Alcune attività semplicemente non possono essere svolte da casa. La maggior parte degli strumenti di laboratorio non sono controllabili a distanza, almeno nella loro piena estensione. In una fase o nell’altra, richiedono interventi fisici umani per la configurazione, la calibrazione, la preparazione del campione, il caricamento del campione, la configurazione delle analisi, la compilazione e review dei risultati …
Gli strumenti di laboratorio dovrebbero funzionare, come di consueto, correttamente e sempre. Ma quindi lo smart working è possibile anche per i dipendenti di un laboratorio?
Lo smart working in un laboratorio è fattibile.
Gli “smart workers” in un laboratorio sono quelli che svolgono la maggior parte, se non tutti, i loro compiti davanti a un computer: esaminano i risultati del laboratorio, contattano i tecnici di laboratorio quando necessario, prendono le decisioni manageriali che consentono all’azienda di portare avanti l’attività.
Quelli di voi che lavorano nei laboratori stanno sicuramente visualizzando le attività che rientrano in questa categoria.
Un aspetto specifico della gestione dei dati di laboratorio per manager e supervisori è l’allocazione delle risorse. La nostra esperienza ci dice che la maggior parte dei laboratori esegue ancora questa attività con adesivi sul muro, lavagne, documenti cartacei e molti file Excel. Oltre l’80% dei laboratori utilizza uno degli strumenti sopra citati.
Questi strumenti, inclusi i file Excel, il sistema più comune per la gestione delle risorse, non consentono assolutamente lo “smart working”.
Lo smart working nella gestione delle risorse richiederebbe l’utilizzo di un repository centralizzato con connessione remota tramite browser web. Ciò offre immediatamente la possibilità di pianificare e programmare le risorse da qualsiasi luogo come se i responsabili e i supervisori del laboratorio fossero presenti. Gli strumenti di comunicazione offerti da Optima, il modo semplice per assegnare le risorse e i report “integrati” sono solo alcuni esempi di strumenti “intelligenti” che sono al centro di questo compito critico.
Lo smart working non deve essere considerato solo sinonimo di telelavoro ma un modo di lavorare più efficace e agile, che facilita una migliore comprensione del lavoro svolto. Pertanto, le valutazioni fornite attraverso report che presentano sofisticati KPI sono ciò che rende Optima un riferimento nella gestione delle risorse di laboratorio.
Non solo i compiti giornalieri e settimanali dei laboratori vengono assegnati in base alle competenze degli analisti e alla disponibilità degli strumenti, ma viene memorizzata un’incredibile quantità di informazioni in attesa di essere utilizzate ai fini dell’efficienza del laboratorio e della valutazione della produttività.
Con Optima lo smart working è facilitato grazie a:
- Connettività a sistemi già presenti nella società: LIMS, ELN, ERP
- Tramite servizi web e libreria API
- Oracle DB Oracle
- Database n. 1 per transazioni aziendali critiche. Il suo livello di affidabilità, scalabilità e sicurezza è di gran lunga superiore a qualsiasi altro database disponibile oggi
- Reporting
- Ampia varietà di opzioni e grande flessibilità per i nostri clienti
- Analisi avanzate
- Oracle è il database più utilizzato, numerose aziende offrono l’opportunità di connettersi a questo database, beneficiare delle sue grandi potenzialità e costruire i migliori strumenti per la creazione di pannelli di controllo, grafici ed eseguire analisi avanzate
Con Optima smart working significa:
- Facile visibilità della disponibilità dei tecnici di laboratorio e del loro livello di competenza
- Facile visualizzazione del carico di lavoro, produttività e livelli di qualità
- Uso ottimizzato degli strumenti
- Riduce i tempi di inattività, facilita la risoluzione dei problemi, consente il confronto delle prestazioni del sistema …
- Previsioni a breve, medio e lungo termine
- Aumentare la trasparenza all’interno del team e nei confronti della dirigenza
