L’importanza delle attività di pianificazione del laboratorio
Diversi rapporti Gartner & Mc Kinsey affermano da tempo che la pianificazione delle risorse di laboratorio è una delle attività più critiche e complesse da gestire. Essere in grado di fornire risultati nel modo più affidabile ed efficiente rimane l’obiettivo più importante per un responsabile di laboratorio.
L’importanza di fornire risultati tempestivi
La pianificazione delle risorse di laboratorio è fondamentale per qualsiasi organizzazione che tragga vantaggio dai risultati di un’analisi per prendere decisioni aziendali critiche, come il rilascio di lotti o le correzioni in produzione, non appena i risultati sono noti. È ancora più critico quando l’intera attività aziendale si basa sulle attività di laboratorio.
La consegna tempestiva dei risultati può fare un’enorme differenza finanziaria. Infatti, i ritardi possono portare a perdite economiche.
- Una media del 10% del personale FTE altamente qualificato all’interno di un team di laboratorio è dedicato alla pianificazione delle risorse
- Una media del 30% del tempo di gestione viene sprecato per informare i clienti interni ed esterni sui tempi di consegna dei risultati
La sfida risiede nel fatto che i laboratori sono uno dei reparti più complicati da organizzare e programmare. Se le richieste inviate ai laboratori sono relative a prodotti diversi e il numero di risorse disponibili è limitato, diventa molto difficile trovare la combinazione ottimale.
Oggigiorno vengono utilizzati principalmente processi cartacei e attività basate su Excel per calcolare la migliore risposta alla domanda. Di conseguenza, un’enorme quantità di ore di lavoro, per lo più risorse altamente qualificate come i supervisori, viene consumata per trovare la migliore combinazione di risorse, analisti e strumenti, al fine di rilasciare i risultati di laboratorio convalidati alla data di consegna promessa.
I supervisori impiegano gran parte del loro tempo per preparare il programma per i giorni successivi, adattarlo ai cambiamenti improvvisi della domanda e riprogettarlo quando il pool di risorse è improvvisamente non disponibile.
I costi nascosti delle attività di schedulazione di laboratorio
Senza la disponibilità di un sofisticato sistema, vengono organizzate riunioni quotidiane per aggiornare lo stato delle attività dei laboratori. Ciò porta a un’enorme quantità di ore di lavoro trascorse ogni anno solo per comunicare regolarmente alle parti interessate come stanno andando le cose e quando verranno forniti i risultati.
Questo tempo non viene speso solo per aggiornare i reparti esterni sulla situazione in laboratorio. È spesso dedicato a raccogliere richieste non pianificate che generano ulteriori problemi nella pianificazione delle risorse. E come sempre accade, tali richieste devono trovare il loro posto nella pianificazione, già definita, di altre attività.
Una corretta pianificazione è l’unica opzione per ridurre gli arretrati, aumentare la capacità e diminuire i costi di laboratorio. Un sistema computerizzato è l’unica risposta efficiente alle sfide della pianificazione delle risorse per i laboratori. Consente anche il monitoraggio su base regolare e facilita la definizione di KPI concreti per verificare che l’implementazione dei processi stia portando ad un aumento della capacità, una risposta più rapida e una qualità superiore.
I costi nascosti di soluzioni home-made con file Excel
Le soluzioni fatte in casa richiedono tempo e risorse dedicati per il suo sviluppo e ancor di più per la sua manutenzione e convalida. Senza menzionare l’energia e il tempo per creare e mantenere i file Excel che offrono di per sé una sicurezza limitata.
Soluzioni “fatte in casa” o file Excel non devono essere considerati la risposta alle domande chiave relative alla pianificazione delle risorse. Le principali limitazioni di questi sistemi possono portare all’incapacità di rispondere alle richieste aziendali in un breve periodo di tempo.
Al contrario, un sistema scalabile, tecnicamente avanzato e sicuro come Optima offre l’opportunità di costituire un archivio centrale per tutte le informazioni relative alle prestazioni chiave dei laboratori: risposte in tempi rapidi e utilizzo delle risorse nel modo più efficace.
Optima: la soluzione per la gestione delle tue risorse di laboratorio
Optima offre elementi chiave per poter garantire la consegna dei risultati attesi.
- Automazione delle richieste in entrata
- Un sofisticato sistema per programmare le attività
- Una semplice interfaccia utente per presentare le attività giornaliere o settimanali
- Report e dashboard flessibili
- Analisi avanzate
La capacità di adattarsi in base a priorità, urgenze, cambiamenti nella domanda o eventi imprevisti che portano a una minore disponibilità di risorse sono funzionalità chiave di questo tipo di sistemi. La modellazione è una funzionalità avanzata che consente ai laboratori di progettare scenari e vedere come il laboratorio può adattarsi e rispondere.
Optima: un’unica piattaforma, semplice soluzione a una sfida complessa
Optima elimina completamente i costi nascosti con una proposta di licenza adatta a qualsiasi tipo di laboratorio, dalle più piccole alle più complesse implementazioni.
- Una semplice libreria API permette la connessione ai sistemi già utilizzati come LIMS ed ERP, per gestire campioni di laboratorio…
- Un motore sofisticato è in grado di programmare le attività nel modo più adeguato alle esigenze del laboratorio
- Un’interfaccia utente molto intuitiva consente agli utenti finali di vedere l’elenco delle attività o avere visione del calendario in cui tutte le attività sono presentate in una visualizzazione semplice.
- Spostare le attività in caso di eventi imprevisti è semplice come un’azione “drag and drop” nel calendario stesso, come siamo abituati a fare quando spostiamo le riunioni nella nostra agenda.
Tutte le attività non strettamente legate all’analisi possono essere archiviate, tracciate e riportate per valutare in un semplice report il tempo dedicato alle diverse pratiche, mentre l’analisi avanzata consente la progettazione di scenari complessi per vedere quale sia l’opzione migliore per supportare i requisiti aziendali.
L’utilizzo di Optima inizia virtualmente “dal giorno uno”
Un programma di implementazione molto flessibile completa l’applicazione, garantendo un rapido successo e un ampio ritorno sull’investimento.
Dopo un uso regolare di Optima, è possibile tracciare facilmente un quadro completo delle prestazioni del laboratorio utilizzando i rapporti incorporati o semplicemente esportando le informazioni su qualsiasi strumento esterno per ulteriori analisi.
Optima abbatte anche le barriere di comunicazione in più modi configurabili:
- Aggiornamenti periodici automatici alle parti interessate
- Accesso esterno diretto al sistema con configurazione utente definita
- Fornitura di rapporti programmati periodici
Non da ultimo, la piattaforma tecnologica scelta da Optima è l’investimento ideale per un software che resisterà per diversi anni nell’ecosistema IT di qualsiasi azienda. Dal punto di vista dell’utente finale, qualsiasi browser web può connettersi a Optima senza la necessità di installare nulla sul computer.
