Preparare e condividere KPI significativi relativi alle prestazioni del laboratorio è spesso una sfida per i responsabili del laboratorio.
Questa sfida può essere superata, con l’aiuto di un pianificatore di risorse di laboratorio.
I laboratori sono un enorme archivio di dati per le aziende; quindi, sono un bene inestimabile.
È risaputo che la generazione di dati è un’attività piuttosto costosa e per assicurarsi che i laboratori possano produrre dati di alta qualità, è importante mantenere le prestazioni ai massimi livelli.
Le prestazioni di un laboratorio possono essere misurate tenendo traccia dei KPI più significativi: questo, sebbene sia un aspetto fondamentale di un laboratorio, è spesso un lavoro complicato per i manager.
I tempi di inattività e di risposta, la conformità agli SLA, i tempi di consegna, l’accuratezza e la precisione dei dati sono solo alcuni dei KPI che un responsabile di laboratorio deve considerare quotidianamente.
Inoltre, i KPI relativi alle risorse sono fondamentali in un laboratorio, per tenere traccia delle prestazioni dei team e definire come dovrebbero migliorare per performare al meglio. Nonostante l’analisi dei dati associati alle risorse sia considerata uno dei KPI più critici, non è sempre facile tracciarla e misurarla: molti laboratori fanno ancora uso di post-it, lavagne a fogli mobili, file Excel, che rendono il lavoro difficile e impreciso.
I responsabili di laboratorio non hanno vita semplice!
Tuttavia, la risposta a un’analisi accurata e precisa è più semplice del previsto e risiede in uno schedulatore di risorse, un sistema che consente ai laboratori di analizzare l’allocazione delle risorse così come qualsiasi altro KPI del laboratorio stesso, monitorare le prestazioni complessive del laboratorio e, di conseguenza, garantire l’efficienza delle prestazioni.
Un pianificatore delle risorse di laboratorio nell’elaborazione del tempo trascorso: focus su un tema caldo per i laboratori
Prendiamo in esame il tempo trascorso. Questo misura la differenza tra il tempo in cui il campione viene ricevuto in laboratorio e il tempo in cui viene creato il report finale. Si suppone che questo sia il tempo totale necessario al laboratorio per elaborare l’analisi relativa al campione. In effetti, questa informazione è considerata un KPI critico in quanto il cliente (esterno o interno) invia i campioni al laboratorio con l’aspettativa di ricevere i risultati il prima possibile. Pertanto, questo KPI può essere facilmente utilizzato per valutare le prestazioni del laboratorio e i suoi potenziali miglioramenti. D’altra parte, questo KPI è troppo generico per consentire ai responsabili del laboratorio di capire dove si trovano le aree di miglioramento; per questo motivo è assolutamente necessario suddividere il tempo trascorso in tutti i piccoli compiti che un laboratorio esegue.
Più veloce è, meglio è – è davvero cosi? Tieni traccia dei parametri corretti con un pianificatore delle risorse del laboratorio
“Più veloce è, meglio è”: questo è il motto che guida la valutazione di tale parametro. La realtà è che le modifiche a questo parametro sono molto limitate. Le fluttuazioni non sono significative e potrebbero anche non fornire una chiara indicazione dei motivi per cui il valore sta cambiando.
La scelta di concentrarsi su un parametro come il tempo complessivo trascorso per completare le attività non è casuale.
La realtà è che i sistemi utilizzati nei laboratori non acquisiscono informazioni più dettagliate. Pertanto, questo tipo di KPI è forse uno dei pochi che possono essere estratti da sistemi come LIMS, ELN, ERP, ecc. In genere, questi sistemi memorizzano solo un parametro nella relativa configurazione: il “tempo dell’analisi” o similari. Pertanto, il laboratorio è costretto a introdurre una cifra forfettaria che non rappresenta la realtà del complesso processo per eseguire un test. Solo raccogliendo le informazioni sui diversi passaggi eseguiti per completare un test, un laboratorio è davvero in grado di identificare dove sono i colli di bottiglia e dove viene impiegata la maggior parte del tempo dell’analista e dello strumento.
Tieni traccia del tempo e molto altro, con lo schedulatore di risorse Optima
Optima è un pianificatore di risorse di laboratorio che consente ai responsabili di laboratorio di tenere traccia del tempo in modo preciso e accurato, affinché possano ottenere un’analisi chiara di come viene allocato il tempo delle risorse (persone e strumenti).
La pianificazione e la programmazione delle attività sono note per essere aree critiche nei laboratori e i manager spesso non riescono a valutare l’attuale carico di lavoro dei loro team e la disponibilità delle risorse e hanno difficoltà a monitorare i risultati e i miglioramenti, rendendo difficile ottimizzare le attività del laboratorio.
Un pianificatore di risorse di laboratorio come Optima fornisce ai responsabili di laboratorio una soluzione semplice a una sfida complessa: un’unica piattaforma, in grado di sostituire centinaia di fogli Excel e infinite riunioni organizzate per provare e pianificare l’allocazione delle risorse, che può semplificare la vita delle persone all’interno del laboratorio e può generare un incredibile risparmio sui costi.
