Pianificazione delle risorse: come promuovere l’efficienza del laboratorio
I responsabili dei laboratori sono costantemente sotto pressione per fornire risultati in tempo.
La velocità di esecuzione è il risultato di vari fattori, tra cui il processo decisionale tempestivo e il soddisfacimento delle aspettative dei clienti la prima volta.
I gestori di laboratorio devono affrontare diverse sfide nel soddisfare questi requisiti:
– Disponibilità delle risorse: devono garantire che siano disponibili risorse sufficienti, personale qualificato, attrezzature e strumenti operativi per gestire efficacemente il carico di lavoro e rispettare scadenze ravvicinate.
– Flussi di lavoro ottimizzati: devono progettare e implementare flussi di lavoro che riducano al minimo i colli di bottiglia e massimizzino in modo efficiente la preparazione dei campioni, l’analisi e la reportistica.
– Mantenere un elevato livello di qualità: devono garantire l’adozione di misure di controllo della qualità per poter contare sull’accuratezza e sull’integrità dei risultati, anche sotto pressione.
– Formazione e sviluppo del personale: devono investire nel miglioramento continuo del personale di laboratorio, garantendo un elevato livello di competenza e una distribuzione equilibrata delle competenze all’interno del team.
Infine, i responsabili dei laboratori devono adattarsi alle mutevoli priorità delle domande, poiché non solo i requisiti cambiano nel tempo, ma emergono nuove emergenze. Le modifiche comportano una maggiore complessità nella pianificazione delle risorse, che a volte si traduce in revisioni che richiedono molto tempo.
La pianificazione delle risorse è un ottimo strumento che consente ai laboratori di utilizzare le risorse nel modo più efficiente. Personale qualificato e strumenti disponibili devono essere assegnati ai vari compiti che si presentano in laboratorio per eseguire i test analitici richiesti e tutte le attività correlate (amministrazione, reporting, ecc.). Ogni giorno, i responsabili e i supervisori dei laboratori cercano il modo più efficiente di eseguire le attività per fornire risultati in tempo.
Pianificazione delle risorse: pianificazione del progetto
Quando sono coinvolti nei progetti, i laboratori devono svolgere il loro ruolo. Anche in questo caso si tratta di soddisfare i requisiti entro un determinato periodo di tempo e di sviluppare piani di progetto realistici.
Una soluzione di pianificazione delle risorse può contribuire alla pianificazione del progetto in diversi modi:
– Disponibilità delle risorse: l’assegnazione di una certa percentuale di tempo a determinati membri e strumenti del team garantisce che queste risorse non siano riservate per impostazione predefinita nella routine quotidiana.
– Facilitare la pianificazione a medio e lungo termine: il sistema di pianificazione delle risorse riunisce dati e diventa un’eccellente fonte di informazioni per sviluppare analisi delle tendenze, creare KPI critici e identificare future esigenze di miglioramento.
In definitiva, i laboratori sono sofisticate organizzazioni di servizi scientifici che soddisfano esigenze specifiche. L’obiettivo delle organizzazioni di servizi è sempre stato quello di consegnare nel modo più efficiente e puntuale possibile.
Pianificazione delle risorse: scalabilità e flessibilità
La pianificazione delle risorse è un aspetto critico dell’efficienza operativa nelle organizzazioni di servizi, e i laboratori non fanno eccezione.
In molti laboratori l’uso di efficaci sistemi di gestione delle informazioni per ottimizzare la pianificazione delle risorse è ancora sottovalutato. Invece, metodi obsoleti come i foglietti adesivi sui muri e l’uso di fogli di calcolo Excel continuano a impedire ai laboratori di realizzare il loro pieno potenziale nella gestione delle risorse.
Questi metodi tradizionali non hanno la scalabilità e la flessibilità necessarie per adattarsi ai requisiti dinamici e al cambiamento delle priorità in un ambiente di laboratorio. Inoltre, fare affidamento sui file Excel comporta il rischio di errori ed errori costanti.
Pianificazione delle risorse: ottimizzazione delle risorse ed efficienza del laboratorio
In molti laboratori, personale altamente qualificato è responsabile della programmazione e dell’adeguamento manuale dei programmi settimanali delle risorse per soddisfare le mutevoli richieste.
Sebbene questo approccio miri a ottimizzare l’uso delle risorse, spesso comporta costi operativi significativi che spesso vengono sottovalutati.
Il costo reale della gestione manuale delle risorse di laboratorio può essere davvero significativo. Basti pensare al costo di impiegare un equivalente qualificato a tempo pieno (FTE) per modificare costantemente i file Excel e riallocare le risorse per rispondere in modo efficiente alle mutevoli esigenze.
Oltre ai costi diretti legati all’impiego di manodopera qualificata per queste attività, ci sono ulteriori costi nascosti associati al tempo impiegato a rispondere frequentemente ai risultati via e-mail o telefono, nonché alle lunghe riunioni quotidiane necessarie per discutere i dettagli della pianificazione con i clienti (interni o esterni).
Insomma
La chiave per superare queste sfide risiede nell’implementazione di sistemi dedicati di gestione delle risorse di laboratorio (LRMS). Le piattaforme LRMS come Optima utilizzano tecnologie avanzate per automatizzare la pianificazione delle risorse e fornire analisi e misurazione in tempo reale degli indicatori chiave di prestazione.
Passando dai metodi manuali basati su Excel ai sistemi avanzati di gestione delle risorse di laboratorio (LRMS), i laboratori possono ottenere notevoli risparmi sui costi ed efficienze operative, migliorare la precisione, risparmiare tempo e aumentare la produttività.
