Quando parliamo con potenziali clienti e facciamo loro una dimostrazione di Optima LRMS, sembrano tutti entusiasti delle possibilità del sistema e sono in qualche modo sollevati dal fatto che esiste uno strumento su cui possono fare affidamento per aiutarli a ottimizzare la loro routine quotidiana nel laboratorio e ridurre drasticamente i tempi e i costi associati alla programmazione e alla pianificazione.
In una fase più avanzata del processo di selezione, spesso i clienti ci pongono una domanda che li preoccupa: “Quanto tempo e impegno sono necessari per implementare un LRMS come Optima nei nostri processi”?
E qui arriviamo con una risposta che, si spera, possa rassicurare tutti i clienti che mostrano una certa riluttanza perché temono di dover fare un cambiamento enorme con uno sforzo altrettanto grande nella loro organizzazione.
È più facile del previsto, per niente dispendioso in termini di tempo e non costoso.
Un LRMS non richiede di riprogettare i tuoi processi, ma di inserire tutte le informazioni sui tuoi processi in modo che il software costruisca una matrice di dati che funzioni come previsto.
Quindi quali informazioni sono necessarie affinché Optima LRMS funzioni correttamente e faccia una pianificazione e una programmazione complete?
Abbiamo individuato tre parametri importanti che riguardano 1) le persone che saranno coinvolte nella conduzione dei test, 2) gli strumenti che serviranno per condurre i test, 3) i test che verranno condotti.
- Persone e matrice delle competenze
L’elenco delle persone del tuo staff viene caricato in Optima con le informazioni rilevanti sulla loro posizione, il dipartimento di appartenenza, l’orario di lavoro, i turni e le competenze. E ogni volta che un membro del tuo team viene promosso, riceve nuova formazione o acquisisce nuove competenze che lo autorizzano a svolgere nuove mansioni, queste informazioni possono a loro volta essere aggiornate in LRMS in modo che il sistema sappia immediatamente chi attivare in fase di programmazione dei task.
Se la tua azienda ha un sistema di gestione delle risorse umane, è ancora più semplice: il sistema esterno può essere integrato con Optima tramite web service, per consentire la sincronizzazione istantanea dei dati: non devi pensare a nulla, farà tutto il sistema!
- Prenotazione strumenti e programma di manutenzione
Viene caricata la tua lista strumenti con tutte le informazioni utili di cui il motore di Optima ha bisogno per capire quando selezionare lo strumento per un particolare test. In quale sede o reparto si trova il tuo strumento? Quante ore al giorno può funzionare lo strumento? Ci sono determinati parametri che il sistema deve conoscere in relazione a ciascuno strumento quando si tratta di pianificazione e programmazione?
Inoltre, sappiamo anche che molte aziende utilizzano i propri strumenti al 100% della capacità. C’è il rischio cosi che i task debbano essere posticipati o respinti quando arrivano richieste improvvise, urgenti e con breve preavviso. Per arginare questo problema, abbiamo introdotto la funzione “prenotazione“: è possibile prenotare in anticipo una certa percentuale del tempo dello strumento (10%, 20% se necessario) in modo che LRMS tenga lo strumento per determinate attività nella percentuale di tempo risparmiata .
Una funzionalità preziosa per i nostri clienti esistenti, che vedono la possibilità di anticipare le richieste dell’ultimo minuto e assicurarsi che la routine quotidiana non venga impattata.
Inoltre, si sa, gli strumenti devono essere riparati, calibrati e manutenuti a determinati intervalli.
È possibile specificarlo nella configurazione dello strumento, cosi che Optima LRMS lo escluderà automaticamente dall’elenco degli strumenti disponibili quando necessita di manutenzione.
Ultimo ma non meno importante è l’elenco dei tuoi test.
Ciascuno dei tuoi test ha delle proprie informazioni come durata, step, nome del progetto e altre informazioni utili per facilitare la creazione di report.
Un test può essere composto da diversi step, ad esempio preparazione del campione, preparazione dell’ambiente di test, verifica del test, convalida del test, ecc. Tutti i passaggi possono essere configurati e ogni passaggio porta a un’attività specifica assegnata a una persona e a uno strumento. Va da sé che più informazioni forniamo al LRMS, più accurata ed efficiente sarà la sua pianificazione.
A questo punto, è tutto pronto – Optima LRMS è operativo al 100% e può iniziare a lavorare dal giorno uno.
Il team di Optima è composto da esperti di laboratorio e processi di qualità; è in grado di comprendere rapidamente le esigenze e le priorità della tua azienda e tenere discussioni tecniche sui processi analitici, i requisiti, le migliori pratiche e i programmi di formazione del tuo laboratorio.
Inoltre, il team Optima ha l’esperienza per guidarti senza problemi attraverso un progetto di integrazione con i tuoi sistemi pre-esistenti come LIMS, ERP, software di gestione della formazione. Il nostro team ti supporta quindi in modo proattivo, sia strategicamente che operativamente, nella configurazione del sistema per renderti operativo in un batter d’occhio!
