Il costo della qualità nei laboratori di analisi e di servizi è una sfida che i responsabili di laboratorio devono affrontare regolarmente.
Molti decision maker, infatti, hanno una conoscenza limitata dei costi legati alla qualità e al suo miglioramento, e questo risulta essere un ostacolo nell’operatività quotidiana e nel raggiungimento di risultati qualitativi. Il concetto di qualità è fondamentale per questo tipo di laboratori, i cui servizi vengono acquistati principalmente per la capacità del laboratorio stesso di fornire risultati per tempo e con standard elevati. Il mercato è estremamente competitivo e solo proponendo un livello di servizio che fa la differenza un laboratorio può essere scelto dal cliente per eseguire i test richiesti.
Molte aziende hanno basato la loro strategia sulla creazione di un insieme unico di servizi che nessun’altra organizzazione può offrire. Hanno specializzato il loro team per garantire che risponda in modo tempestivo ed efficace alle richieste. Potrebbero aver acquisito tecnologie di fascia alta per offrire capacità di test uniche. Potrebbero, inoltre, aver dato un valore estremamente competitivo alle loro attività.
Inutile dire che il costo della qualità è un tema caldo da valutare attentamente, in ogni settore e in ogni ambiente.
Come misuriamo il costo della qualità nei laboratori di analisi e servizi?
Quanto tempo possiamo dedicare alla creazione di un sofisticato sistema per misurare i costi delle nostre attività? Solo dopo aver risposto a questa domanda, è possibile valutare l’efficienza dell’organizzazione, definire KPI specifici e sviluppare azioni concrete di miglioramento. Inoltre, il costo delle attività definisce una valutazione finanziaria molto dettagliata delle diverse proposte commerciali, consentendo al management aziendale di prendere decisioni strategiche per il futuro
Questa informazione è generalmente mancante.
Troppo spesso le aziende prendono decisioni basate unicamente su interessi commerciali, analisi di mercato e competitività. Ciò non significa che questo approccio sia sbagliato. Significa che un’analisi finanziaria dettagliata dovrebbe essere associata a ogni decisione commerciale. Le attività potrebbero non essere finanziariamente gratificanti in una prima fase. Ciò è accettabile, a condizione che sia definito un piano chiaro e nel piano sia fissata una data concreta per arrivare al pareggio.
Il costo di un laboratorio di analisi e servizi si basa su diversi elementi. Alcuni di essi sono facilmente rintracciabili dal sistema finanziario dell’azienda, come l’ammortamento dello strumento, i contratti di servizio con i fornitori, ecc.
Il costo dell’organizzazione viene spesso analizzato in pochissimi dettagli. Un insieme del costo delle persone è suddiviso in modo molto impreciso tra le diverse attività commerciali. Il risultato è un costo “medio” che non aiuta affatto a capire quali attività aziendali siano realmente remunerabili per l’organizzazione.
Analizza il costo dell’organizzazione nei laboratori di analisi e servizi con il data capturing
Per arrivare al punto in cui ogni attività commerciale è propriamente associata alla sua performance finanziaria, sarebbe utile predisporre un sistema per raccogliere i dati grezzi richiesti. Quali dati grezzi? Il tempo impiegato da ciascun individuo nello svolgimento delle attività e il tempo di utilizzo di un determinato strumento, eventualmente associando tutto il materiale richiesto (materiali di consumo, ecc.) per eseguire il test dato.
Solo quando viene raccolta questa grande quantità di dati, un sistema di reporting può essere progettato e implementato per fornire informazioni significative al management aziendale.
È possibile? Assolutamente si. Oggigiorno le informazioni sopra indicate possono essere facilmente memorizzate. In molti casi, l’acquisizione dei dati può essere eseguita automaticamente. Se ci concentriamo sulla pianificazione delle risorse (risorse umane e strumenti), Optima offre un set completo di funzionalità per memorizzare il tempo dedicato da ogni individuo nello svolgimento delle attività di test e tutte le altre attività richieste in un laboratorio (calibrazione dello strumento, manutenzione, amministrazione, eccetera.). Optima offre inoltre l’opportunità di tenere traccia del tempo in cui uno strumento è stato in servizio.
I potenti collegamenti forniti con Optima consentono a tutti i laboratori di collegare virtualmente Optima a qualsiasi sistema, automatizzando completamente l’acquisizione dei dati.
Il risultato finale è un set completo di funzionalità di reporting che possono essere fornite al management.
Ciò consentirebbe la verifica delle ipotesi formulate durante le valutazioni strategiche, in termini di sostenibilità finanziaria degli sforzi.
