Ottenere una panoramica della misura in cui il laboratorio raggiunge le aspettative del top management e la soddisfazione dei clienti, è spesso complesso per i manager di laboratorio.
Di frequente si trovano di fronte a un numero ingestibile di file Excel il cui contenuto appartiene solo al rispettivo proprietario. Inoltre, la maggior parte dei laboratori ha digitalizzato tutti o alcuni dei flussi di lavoro dei dati tramite LIMS, LES, ELN, CDS ed ERP, solo per citarne alcuni.
La granularità delle informazioni contenute in quei file e database Excel può essere sbalorditiva.
Quindi, da un lato c’è un facile accesso a grandi quantità di dati, dall’altro una nuova trappola, quella del sovraccarico di KPI. È più facile che mai cadere nella trappola della misurazione fine a sè stessa. I manager di tutto il mondo stanno imparando a proprie spese che solo perché possono misurare qualcosa, non significa che dovrebbero misurarlo. La linea di fondo è che il monitoraggio e il reporting dei KPI richiedono tempo: alcuni KPI potrebbero non portare a risultati migliori e non valgono il tempo e l’attività investiti.
È fondamentale stabilire rapidamente i KPI più appropriati e monitorare il loro sviluppo per garantire che i risultati restino significativi.
Dai KPI aziendali al turnover dei dipendenti
I manager di oggi comprendono l’importanza di disporre di KPI strategici che misurino i loro obiettivi.
Nel contesto dell’efficienza del laboratorio, ci sono KPI che si basano ovviamente sulla soddisfazione del cliente, come il rispetto dei tempi di consegna, processi fluidi dalla spedizione del campione alla rendicontazione dei risultati e la qualità dei risultati stessi.
Il conto economico dovrebbe inoltre dare una buona comprensione della posizione dei servizi di laboratorio dal punto di vista finanziario, supportata anche dal rinnovo degli ordini dei clienti.
Il livello successivo per l’impostazione dei KPI riguarda il personale e gli strumenti, le principali risorse di un laboratorio. Per ottenere questa tipologia di KPI e misurarli correttamente, è fondamentale che un laboratorio utilizzi i sistemi di gestione delle risorse di laboratorio.
Un adeguato sistema di gestione delle risorse di laboratorio dovrebbe facilitare la pianificazione delle attività e, nel processo, raccogliere una notevole quantità di informazioni che, se adeguatamente valutate, dovrebbero fornire spunti utili. È il repository in cui le risposte e le informazioni pertinenti possono essere raccolte in modo accurato.
Un sistema di gestione delle risorse di laboratorio come risposta ad alcune domande chiave
Le domande iniziali dovrebbero concentrarsi sull’effettivo equilibrio tra attività produttive e non produttive all’interno del team.
– Qual è la percentuale di ore lavorative dedicate alle attività amministrative? Ai corsi di formazione?
– Quanto incide il turnover dei dipendenti sul coordinamento delle attività?
– In media, quante ore vengono impiegate per un certo tipo di richiesta?
– In media, quanto tempo ci vuole per consegnare i risultati al cliente una volta ricevuto l’ordine?
– Quali attività vengono completate in tempo come previsto?
– Ci sono ritardi nella consegna dei risultati ai clienti?
– Quanto tempo viene dedicato a un passaggio particolare di una richiesta? C’è qualche collo di bottiglia?
– Quale team o reparto tende a essere sovraccaricato rapidamente?
– Quanto tempo viene dedicato alla calibrazione e manutenzione dello strumento?
– Quali strumenti dovrebbero essere sostituiti per aumentare la produttività?
Le risposte a queste domande dovrebbero portare rapidamente a poche ma incisive decisioni manageriali.
Se i processi non funzionano correttamente, potrebbe essere necessaria una revisione dei processi lean.
Se alcuni membri del personale o alcuni team sono più sovraccarichi di altri, potrebbe essere necessario un bilanciamento delle competenze del personale.
Se la manutenzione dello strumento richiede troppo tempo, una chiacchierata con il fornitore potrebbe essere utile per rivedere il contratto di servizio, negoziare la riparazione, la revisione o un nuovo acquisto.
Se il laboratorio deve dedicare molto tempo alle lamentele legate al prodotto finale e conseguentemente a rifare il test, ciò potrebbe indicare che il processo di produzione deve essere rivisto.
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