I vantaggi nell’utilizzare uno strumento dedicato alla gestione delle risorse del laboratorio sono molteplici. In sintesi, questi benefici hanno un impatto più diretto sull’efficienza della produzione del laboratorio.
Il feedback dei nostri clienti lo conferma, anche dall’esperienza in fase di implementazione.
Durante la fase iniziale della configurazione del sistema, a volte iniziano a rendersi conto delle ridondanze, del livello di complessità di alcuni flussi di lavoro che il più delle volte è direttamente collegato alla scarsa armonizzazione tra i siti operativi. Una volta che il team lavora insieme per allineare i propri processi, si accorge anche di come questo aiuti notevolmente a stimolare il cambiamento.
In una seconda fase, utilizzando un sistema di gestione delle risorse di laboratorio come Optima LRMS, i responsabili di laboratorio hanno una chiara visibilità dei rischi di sovraccarico dei loro collaboratori. Il riconoscimento di questi rischi permette una ridistribuzione proattiva dei compiti assegnati, come soluzione a breve termine, al fine di poter anticipare soluzioni alternative.
I più apprezzati dai responsabili di laboratorio sono i report informativi generati dal lavoro in corso, perché sono consapevoli del fatto che saranno strumento da utilizzare a supporto delle negoziazioni che dovranno affrontare per gli investimenti futuri.
Quando abbiamo chiesto cosa dovrebbe portare il sistema Optima alla loro attività, queste sono le aspettative più elencate: schedulazione automatica, Pianificazione, Prenotazione, Previsione e Reportistica.
Si tenderebbe a credere che alcuni siano sinonimi della stessa cosa, eppure sembrano avere definizioni concrete per noi e per i nostri utenti, così come concreti sono i benefici attesi.
1º Vantaggio nell’utilizzo di un LRMS: schedulazione automatica
Gestire le risorse di un laboratorio per fornire i risultati attesi in un determinato lasso di tempo implica l’uso di più fogli di calcolo, l’allineamento delle richieste di parametri di test con gli strumenti operativi disponibili, delle serie di test con le competenze delle persone, con i loro turni di lavoro e le agende personali. Optima LRMS effettua queste operazioni automaticamente, tenendo conto di tutte le informazioni necessarie. Come tale, il tempo della persona che si dovrebbe occupare di organizzare il lavoro si concentra sull’approvazione finale e sull’eventuale modifica manuale, se necessario.
2º Vantaggio nell’utilizzo di un LRMS: pianificazione
La pianificazione è un’importante funzione manageriale e come tale fornisce la base per le altre funzioni di gestione, cioè organizzazione, gestione del personale, direzione e controllo. Si concentra sulla definizione degli obiettivi di produzione del laboratorio, sull’identificazione di interventi alternativi e sulla definizione del piano d’azione appropriato da adottare per raggiungere gli obiettivi.
Per qualsiasi progetto, grande o piccolo, a breve o a lungo termine, la pianificazione è un must al fine di fornire i risultati attesi per raggiungere uno specifico obiettivo.
Optima supporta la pianificazione a lungo termine facilitando diversi tipi di rapporti secondo le preferenze dell’utente.
3º Vantaggio nell’utilizzo di un LRMS: la prenotazione
Anticipare le esigenze di un laboratorio o di uno strumento specifico e assicurarsi che questo sarà disponibile quando richiesto è uno dei benefici chiave che anche i nostri utenti vedono in Optima.
Questo viene utilizzato all’interno di diversi tipi di approccio a seconda delle caratteristiche degli utenti. In alcune situazioni un laboratorio dedicato condivide i suoi strumenti più high-tech con il resto dell’organizzazione. Responsabile del pieno funzionamento di questi strumenti, l’accesso ad essi è puramente attraverso la prenotazione degli slot disponibili.
In altre situazioni, il responsabile del laboratorio anticipa l’arrivo di un sample di campioni e prenota i tecnici e gli strumenti pertinenti per garantire il giusto livello di focus quando necessario.
Infine, la prenotazione può essere gestita in modo routinario. Qualunque sia il settore di riferimento a cui il laboratorio appartiene, c’è tipicamente nel loro lavoro quotidiano una routine che non si ferma mai; per queste attività, una data percentuale di tecnici e/o strumenti potrebbe essere prenotata di default a lungo termine.
4º Vantaggio nell’utilizzo di un LRMS: il forecast
Forecast (o previsione): termine frequentemente usato nei processi di vendita e molto meno nei laboratori di scienze biologiche, anche se alcuni settori come l’automazione industriale lo utilizzano anche in laboratorio.
La previsione è una stima sistematica e scientifica della domanda futura di un prodotto. Applicato al laboratorio, è una stima di quale quantità di risorse dovrebbe essere richiesta in base alle tendenze della produzione.
Ci sono diversi metodi di previsione della domanda, che variano a seconda di quello che si deve valutare: lo scopo della previsione, i dati richiesti, la disponibilità dei dati e l’arco di tempo in cui la domanda deve essere prevista. Ogni metodo varia dall’ altro e quindi l’analista deve selezionare quello che meglio si adatta alle sue esigenze.
Optima LRMS facilita tutti i tipi di informazione e supporta i metodi statistici che sono considerati superiori alle altre tecniche di previsione della domanda.
5º Vantaggio nell’utilizzo di un LRMS: la reportistica
La visualizzazione di tutte le informazioni generate durante l’utilizzo di Optima LRMS è fatta attraverso lo strumento di reporting offerto dal sistema. Da quanto detto sopra, le informazioni generate dalle attività memorizzate in Optima sono tracciate e riportate per un uso multiplo.
In aggiunta ai parametri impostati per una perfetta pianificazione e schedulazione, troviamo altri parametri che noi chiamiamo “di sola reportistica”.
Sarà l’utente a definire il contenuto del report e la frequenza della revisione dello stato. Alcuni sono utilizzati quotidianamente per verificare il perfetto svolgimento della produzione del laboratorio, altri sono utilizzati mensilmente, trimestralmente e annualmente per monitorare gli indicatori chiave di prestazione.
Ultimo ma non meno importante, come menzionato inizialmente, un report chiave che è facilmente estratto dall’utilizzo di Optima supporta i manager di laboratorio e i direttori nelle loro riunioni di revisione del budget. Inoltre, i responsabili di laboratorio, che possono farsi forte dei dati forniti da Optima, riescono a contribuire con maggiore visibilità al raggiungimento degli obiettivi di business aziendali.
Queste sono le cinque ragioni principali per cui dovreste implementare Optima LRMS nel vostro laboratorio, ma sicuramente non sono le uniche. Ogni azienda ha le proprie esigenze, e queste possono essere analizzate a fondo per delineare la soluzione adatta ad ogni singolo obiettivo.
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