La gestione delle risorse equivale alla loro ottimizzazione
I laboratori stanno dedicando notevoli sforzi in termini di risorse per garantire un’ottimale ripartizione dei compiti tra gli operatori e gli strumenti disponibili. In alcune occasioni, anche un team di più FTE (equivalente a tempo pieno) si dedica a gestire solo le attività di grandi laboratori. I relativi costi sono spesso sottostimati. Ogni anno vengono spesi diverse migliaia di euro per garantire che il laboratorio sia in grado di fornire, in modo tempestivo, i risultati attesi da clienti interni ed esterni, assumendo supervisori di laboratorio che si concentrano principalmente sul miglioramento dell’allocazione delle risorse nel tempo.
Optima offre un’unica piattaforma per rispondere alle domande che vengono generalmente poste ai responsabili di laboratorio
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- Qual è il carico di lavoro attuale del mio laboratorio?
- Qual è la disponibilità delle risorse?
- Quando posso consegnare i risultati al mio cliente?
- Di quante risorse ho bisogno per rispondere a una crescente domanda di analisi?
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Le domande di cui sopra sono solo alcune delle più frequenti e il modo più comune per avere le risposte è costruire soluzioni “home-made” che, nella maggior parte dei casi, sono un file Excel estremamente complesso. I costi nascosti dietro lo sviluppo e la manutenzione di una tale soluzione sono molto spesso uno sforzo sottovalutato che può essere ridotto implementando Optima.
Inserimento della richiesta di analisi e assegnazione delle attività
Optima è in grado di raccogliere le richieste praticamente da qualsiasi sistema esterno: LIMS, ELN, ERP… e può tradurre le richieste in elementi utilizzabili che diventano i task che costituiscono il piano di progetto per la consegna dei risultati attesi.
Il motore Optima poi collega le attività ai singoli operatori o gruppi di lavoro, e agli strumenti coinvolti.
Le dashboard consentono una facile visualizzazione del carico di lavoro e aiutano a prendere decisioni in merito a chi deve eseguire le attività in sospeso, utilizzando quale strumento. Dal punto di vista degli utenti finali, un’interfaccia molto intuitiva consente loro di vedere l’elenco delle attività, raccolte in una visualizzazione del calendario semplice e di facile fruizione.
In caso di eventi imprevisti, spostare le attività nel calendario stesso è una semplice operazione di “copia e incolla”, proprio come siamo già soliti fare quando spostiamo le riunioni nella nostra agenda.
Test, task e attività di laboratorio correlate
La maggior parte dei sistemi di gestione di laboratorio memorizza e immagazzina le informazioni sui test da eseguire. Tuttavia, non sempre tengono conto delle diverse attività che vengono eseguite prima e dopo che il test stesso viene effettuato.
Si tratta di una serie di azioni che richiedono una notevole quantità di tempo e che, molto spesso, non vengono monitorate.
Questa è indubbiamente una parte importante delle attività di laboratorio da includere nella valutazione complessiva delle prestazioni del laboratorio. All’interno di Optima, qualsiasi attività può essere archiviata virtualmente, inclusi eventi come riunioni, corsi di formazione, ecc.
Il potere della reportistica e dei forecast
Con un uso regolare di Optima, è possibile tracciare facilmente un quadro completo delle prestazioni del laboratorio utilizzando i rapporti incorporati o semplicemente esportando le informazioni su qualsiasi strumento esterno, per poter poi effettuare ulteriori analisi.
Comunicazione con i clienti, interni ed esterni
Un’ulteriore attività, spesso sottostimata, che richiede molto tempo è la comunicazione continua con i clienti interni ed esterni. Enormi quantità di e-mail, telefonate, incontri faccia a faccia potrebbero essere completamente sostituiti da Optima, consentendo ai clienti di avere una visione controllata delle informazioni, presentando un semplice diagramma di Gantt o un rapporto predefinito, possibilmente inviato automaticamente tramite e-mail dal motore Optima ogni volta che è necessario.
Soluzione web based
Tutto questo è possibile grazie alla piattaforma, estremamente agile, scelta per sviluppare il prodotto. Un’applicazione completamente web based che non richiede alcuna installazione sui dispositivi. Optima è infatti semplicemente accessibile da qualsiasi browser: l’utente non dovrà fare altro che digitare un indirizzo web nella barra degli indirizzi del browser, per accedere a un sito in cui risiedono i dati e l’applicazione.
La piattaforma Optima è offerta come una soluzione in locale raggiungibile tramite browser web per quei clienti che preferiscono avere sotto controllo le applicazioni e i dati. Per i clienti interessati a ridurre a zero l’impatto IT dell’applicazione, Optima viene offerta come SaaS (Software as a Service). In questo caso sia l’applicazione che i dati dei clienti sono ospitati nel cloud e il personale del laboratorio può procedere con la sua implementazione senza costi aggiuntivi.
