Per cominciare, potrebbe essere utile fare chiarezza sul lessico e dare una definizione di laboratori di analisi e servizi.
Ci riferiamo a un laboratorio di analisi e servizi come a un laboratorio che esegue attività di analisi commissionate da una terza parte.
L’esempio migliore e più semplice che rappresenta questa categoria di laboratori sono i laboratori clinici, dove vengono analizzati quotidianamente campioni biologici dell’intera popolazione mondiale. Ma questo è solo un esempio, sicuramente il più eclatante.
Ci sono molti altri laboratori che si concentrano su diversi tipi di analisi partendo da diverse tipologie di campioni, come acqua, aria, ecc …
Un’altra buona rappresentazione dei laboratori di analisi e servizi può essere associata ai laboratori che operano nel settore manifatturiero. In questo caso, i laboratori stanno operando per il controllo della produzione, ma i prodotti non vengono venduti direttamente dall’azienda stessa, sono piuttosto utilizzati da altre aziende per le loro attività di vendita. Pertanto, queste società operano come fornitori in una catena di distribuzione complessa.
L’interesse comune di questi laboratori è garantire che le analisi vengano completate nel più breve periodo di tempo, poiché la loro attività è strettamente collegata ai ricavi dell’azienda.
Questo vale anche per i laboratori focalizzati su progetti di ricerca o attività di produzione.
Tuttavia, i laboratori che forniscono servizi sono i principali generatori di entrate per le loro aziende. L’efficienza diventa il fulcro delle operazioni al fine di massimizzare il reddito e migliorare il profitto.
Le attività di laboratorio sono direttamente collegate ai profitti dell’azienda: quindi, tutte queste organizzazioni hanno il chiaro obiettivo di inserire nel programma giornaliero le richieste che arrivano al laboratorio, e di farlo nel modo più efficiente possibile. In questo modo, i risultati analitici possono essere forniti al cliente nel più breve periodo di tempo.
La complessità di gestione delle richieste personalizzate per un laboratorio di analisi e servizi
Questi laboratori stanno lavorando con diversi elementi di complessità. Oltre all’interesse aziendale di fornire risultati il prima possibile, si aggiunge il fatto che le richieste non sono mai standardizzate.
Ogni cliente ha obiettivi diversi quando richiede l’analisi. Pertanto, le richieste in arrivo sono sempre diverse in alcuni aspetti: tempo e complessità tecnica in primis. Di conseguenza, questi laboratori lavorano come sarti, che devono confezionare ogni volta l’abito su misura.
Fortunatamente, alcune attività sono più prevedibili, consentendo ai laboratori di programmare in anticipo una certa quantità di test. Tutto sommato, i responsabili di laboratorio e i supervisori devono creare un mix di pianificazioni delle risorse standardizzate e personalizzate. Il risultato è un’agenda che include una serie di attività “pre-programmate” come spina dorsale del programma stesso. Inoltre, man mano che entrano, le attività non programmate e personalizzate vengono incluse, con l’obiettivo di garantire il più breve lasso di tempo per fornirne i risultati.
Un sistema di schedulazione delle risorse per migliorare l’efficienza dei laboratori di analisi e di servizi
Cosa sarebbe utile per i laboratori di servizio, che potrebbe aiutarli a gestire le loro attività quotidiane? La risposta si trova in un software, che può offrire una combinazione di processi automatizzati e manuali.
Ad esempio, i laboratori che stanno firmando contratti a lungo termine con i clienti sarebbero in grado di programmare le analisi contrattate per un lungo periodo di tempo in modo automatico. Ulteriori attività programmate in un secondo momento verrebbero aggiunte automaticamente per riempire una buona percentuale delle risorse.
Il responsabile del laboratorio lascerebbe disponibile una determinata percentuale di risorse per soddisfare le richieste non pianificate, sapendo che normalmente le richieste non pianificate devono essere gestite rapidamente e i risultati consegnati in pochi giorni, poiché sono tipicamente molto urgenti.
In questo caso, una combinazione di processi automatizzati e manuali consentirebbe la programmazione più efficiente a breve termine.
I responsabili del laboratorio sono anche alla ricerca di sofisticati meccanismi di reporting per esaminare le prestazioni del laboratorio nel tempo. Questa esigenza non è solo correlata all’allocazione delle risorse. È anche correlata alle prestazioni del laboratorio rispetto a un determinato contratto o richieste dei clienti.
L’obiettivo dei responsabili di laboratorio è, quindi, identificare se i contratti sono supportati in modo efficiente o meno. Può accadere che un determinato contratto richieda un livello di complessità (di natura tecnica o contrattuale) tale da ridurre l’efficienza del laboratorio. Ovviamente, sebbene l’obiettivo dell’azienda sia mantenere un buon rapporto con il cliente, questi indicatori possono aiutare a regolare gli obblighi contrattuali per migliorare l’allocazione delle risorse mantenendo la soddisfazione del cliente, o, meglio ancora, migliorandola.
In sintesi, i laboratori che lavorano in questo tipo di ambienti devono essere considerati il core business dell’azienda. Pertanto, la pianificazione delle risorse, l’allocazione e la revisione delle prestazioni sono elementi chiave delle prestazioni aziendali.
