Comincia pensando alla fine
I progetti dovrebbero sempre iniziare con una chiara focalizzazione sul risultato atteso. Tenendo presente quali sono gli obiettivi delle implementazioni, il team di progetto guiderà le attività in quella direzione. Questo è vero in ogni settore, in ogni industria, ed è chiaramente applicabile anche all’interno dei laboratori.
In questo contesto, la pianificazione delle risorse di laboratorio è un perfetto esempio di un progetto che porta a una maggiore efficienza e a una riduzione di costi. Affinché un progetto di pianificazione delle risorse di laboratorio abbia successo, è importante iniziare pensando alla fine del progetto stesso; ovvero, è importante definire e strutturare la reportistica di laboratorio, parte fondamentale del processo scientifico, che permette a chi non c’era di capire il lavoro svolto e i risultati raggiunti, ma non solo: un meccanismo di reportistica di laboratorio ti fornisce anche preziose basi per studi futuri, permette di comprendere la qualità raggiunta e suggerisce, se necessario, modifiche alle attuali metodologie adottate.
Un punto di partenza, cosi come un punto d’arrivo nell’intero processo: un report di laboratorio è un elemento chiave che deve essere studiato e sviluppato nella maniera più efficace possibile affinché possa generare dei risultati di valore.
Cosa determina l’efficienza di un report di laboratorio?
Per strutturare in modo efficace una reportistica di laboratorio, la definizione dell’output che dovrebbe essere generato deve far parte dell’analisi iniziale. Alcune delle domande a cui rispondere interrogando il sistema possono essere:
- Qual è la percentuale dell’orario di lavoro dedicato alle attività amministrative?
- Qual è il numero medio di ore impiegate per analizzare un certo tipo di prodotto?
Altre domande possono concentrarsi su aree specifiche del laboratorio, come:
- Quante ore vengono impiegate nella preparazione dei campioni in un dato reparto del laboratorio?
- Quanto tempo viene speso per la calibrazione e la manutenzione dello strumento?
- Quali strumenti hanno maggiori probabilità di essere sostituiti per aumentare la produttività?
In una direzione completamente diversa, le seguenti domande sono sicuramente utili per fornire un servizio migliore ai clienti del laboratorio, indipendentemente dal fatto che siano interni o esterni:
- Quali attività vengono svolte tra il completamento dell’analisi e la consegna dei risultati ai clienti?
- Quanto tempo ci vuole per eseguire tutte queste attività?
- Quanto tempo ci vuole per consegnare i risultati finali al cliente una volta inserito l’ordine?
Una volta individuate le domande chiave, è importante identificare un punto di raccolta dove collettare le risposte e le informazioni rilevanti in modo accurato e pulito: una dashboard che mostri queste informazioni aiuterebbe molto i responsabili del laboratorio, i responsabili della qualità e persino i dirigenti dell’azienda a definire gli obiettivi e identificare le aree di miglioramento. Ancor di più, questo tipo di informazione definirebbe chiaramente il “costo della qualità” o per meglio dire, il “costo della non qualità”, poiché il tempo trascorso nei laboratori è indice della qualità dei prodotti.
Se il laboratorio ha bisogno di dedicare molto tempo a reclami, nuovi test, ecc …, questa può essere un’indicazione che il processo di produzione deve essere rivalutato.
Oggigiorno, molti CMO (Contract Manufacturing Organization) producono farmaci su base contrattuale per aziende farmaceutiche che sono considerate loro clienti.
In questo settore, la qualità della produzione è fondamentale per l’efficienza interna ed è anche un parametro chiave per il successo. Anche se è vero che altri parametri possono aiutare a identificare le aree su cui concentrare l’attenzione, la quantità di tempo (e denaro) speso nei laboratori per supportare gli obiettivi aziendali è spesso sottovalutata.
È evidente che un sistema che aiuta a tenere traccia del tempo trascorso nei laboratori per eseguire i test possa essere una risorsa fondamentale per qualsiasi azienda. Questo è ancora più vero per i laboratori di analisi e servizi, dove i ricavi dell’azienda sono direttamente associati alle prestazioni del laboratorio.
Il kick-off di un progetto per l’implementazione di un software per tenere traccia della pianificazione delle risorse del laboratorio dovrebbe partire proprio dalla definizione di quali sono i parametri critici e i KPI da misurare quando il sistema è attivo.
Dopo un breve periodo di tempo dall’avvio del progetto, alcuni dei parametri e KPI possono essere già misurati per monitorare le prestazioni del laboratorio o l’efficienza della produzione. E, quando una discreta quantità di dati viene archiviata nel sistema, è possibile eseguire analisi più sofisticate.
Centinaia di migliaia di informazioni vengono memorizzate in un software che gestisce la pianificazione delle risorse del laboratorio. Questa grande quantità di dati può essere sfruttata per generare gli insight che la direzione aziendale si aspetta.
Una reportistica fuori dagli schemi per generare nuovo business insight
I responsabili del laboratorio hanno l’obiettivo di trovare la soluzione perfetta che fornisca e tenga traccia dei parametri e dei KPI che possano generare nuove informazioni aziendali e che possano essere determinanti per il successo e l’efficienza del laboratorio stesso.
Una soluzione software che offre la possibilità di produrre report e dashboard che si discostano dai canoni tradizionali, in grado di fornire diverse indicazioni sulle prestazioni del laboratorio.
Ad esempio, come possiamo identificare le ore di lavoro redditizie in un laboratorio, per ogni ruolo e risorsa coinvolta? Si tratta di un’informazione fondamentale per garantire il successo e l’efficienza del laboratorio stesso.
Infine, ma non meno importante, è utile selezionare un software progettato utilizzando le tecnologie più avanzate per i database, come Oracle.
Oracle, infatti, è la piattaforma database più utilizzata per le applicazioni aziendali. La sua capacità di archiviare enormi quantità di dati, per recuperarli poi in una frazione di secondi, fornisce agli strumenti di pianificazione delle risorse del laboratorio l’ambiente ottimale per archiviare dati di pianificazione delle risorse di diversi anni.
Se un cliente è interessato a utilizzare funzionalità di reportistica avanzate, statistiche sofisticate, analisi “what-if” e molti altri, è solo questione di integrare qualsiasi strumento esterno al database del pianificatore di laboratorio e ottenere tutte le informazioni necessarie.
