L’importance des activités de planification des laboratoires
Plusieurs rapports de Gartner & McKinsey indiquent depuis un certain temps que la planification des ressources du laboratoire est l’une des tâches la plus critique et la plus complexe à gérer. Être capable de fournir des résultats de la manière la plus efficace possible est l’objectif primordial du responsable de laboratoire.
La pertinence de la remise des résultats en temps voulu
La planification des ressources du laboratoire est essentielle pour toute organisation qui se bénéficie des résultats d´analyses afin de prendre des décisions commerciales cruciales. La remise des résultats à un impact direct sur les corrections à effectuer en production et surtout la libération des lots. La planification devient encore plus critique lorsque toute l’activité de l’entreprise repose sur les activités du laboratoire, comme les sociétés de services
La remise des résultats à temps peut générer une énorme différence financière. Ainsi, les retards peuvent aussi entraîner de grandes pertes
- Une moyenne de 10% d’ETP hautement qualifiés d’une équipe de laboratoire est consacrée à la programmation des ressources
- Une moyenne de 30% du temps de gestion est consommée pour informer les clients internes et externes des délais de remise des résultats
Les laboratoires sont l’un des départements les plus compliqués à programmer. Si les demandes envoyées aux laboratoires portent sur un grand nombre de produits différents et que le nombre de ressources disponibles est élevé, la meilleure option devient très difficile à trouver.
De nos jours, on utilise principalement des processus papier et des activités basées sur Excel pour trouver la meilleure réponse à cette demande. Par conséquent, une quantité énorme d’heures de travail de ressources hautement qualifiées est consommée. Les superviseurs jonglent avec la distribution des analystes et des instruments afin de remettre des résultats validés à la date convenue. Les superviseurs consacrent une grande partie de leur temps à préparer le calendrier des jours à venir, à l’ajuster en fonction des demandes prioritaires et à le réajuster lorsque des imprévus soudains.
Les coûts cachés des activités de planification des laboratoires
En l’absence d’un système sophistiqué, des réunions quotidiennes sont organisées pour mettre à jour et faire le point sur les tâches des laboratoires. Il en résulte une énorme quantité d’heures de travail par an, pour simplement communiquer régulièrement avec les parties prenantes et les maintenir informées.
Ce temps n’est pas seulement consacré à informer les parties prenantes, mais aussi à recevoir les demandes imprévues qui génèrent exigent des réajustements dans un calendrier déjà défini.
Il en résulte que les bloques déjà planifiés se retrouvent affectés ainsi que l’efficacité générale du laboratoire qui diminue et génère un retard sans fin. Des heures supplémentaires sont nécessaires, l’équipe est surchargée et en résulte un coût supplémentaire.
Une planification adaptée est la seule option pour réduire les retards, augmenter la capacité et diminuer les coûts des laboratoires. Un système informatisé est la seule réponse efficace aux défis de la planification des ressources des laboratoires. Il permet également un suivi régulier sur des indicateurs clés de performance définis qui permettent de surveiller la capacité de réaction et la qualité.
Le coût caché des solutions faites maison, de fichiers Excel
Les solutions faites « maison » nécessitent du temps et des ressources pour leur développement et encore plus pour leur maintenance et leur validation. Sans parler de l’énergie et du temps nécessaires pour créer et maintenir des fichiers Excel qui n’offrent en soi qu’une sécurité limitée.
Les solutions « maison » ou les fichiers Excel ne doivent pas être considérés comme la réponse aux questions liées à la planifications ressources. Les principales limites de ces systèmes peuvent conduire à l’incapacité de répondre aux demandes de l´entreprises très rapidement.
Alors qu´un système comme Optima flexible, techniquement avancé et sûr, offre la possibilité de centraliser toutes les informations relatives aux performances clés des laboratoires : répondre à temps et utiliser les ressources de la manière la plus efficace.
Optima: la solution pour la gestion des ressources de votre laboratoire
Optima offre des éléments clés pour obtenir les résultats escomptés.
- Automatisation des demandes entrantes
- Un système sophistiqué pour programmer les activités
- Une interface simple pour présenter les tâches quotidiennes, hebdomadaires
- Des rapports et des tableaux de bord flexibles
- Analytique avancée
La capacité d’adaptation face aux priorités, urgences, nouvelles demandes, imprévus est une fonction importante pour ce type de système. La modélisation de scénario permet aux laboratoires de s’adapter et réagir.
Optima : une plate-forme unique, une solution simple à un défi complexe
Optima élimine complètement les coûts cachés avec une proposition de licence qui convient à tout type de laboratoire, des plus petits jusqu’aux implémentations mondiales.
- Une simple librairie d’API permet la connexion aux systèmes qui gèrent déjà les échantillons tels que LIMS et ERP.
- Un moteur sophistiqué capable de programmer les tâches en fonction des besoins du laboratoire
- Une interface intuitive permet aux utilisateurs finaux de voir la liste des tâches ou de les visualiser dans format calendrier
Déplacer des tâches en cas d’événements inattendus pas un simple « drag & drop »
Toutes les activités qui ne sont pas strictement liées à l’analyse peuvent être ajoutées, suivies et rapportées pour évaluer dans un simple rapport le temps consacré aux différentes pratiques.
L’analytique avancée permet de concevoir des scénarios complexes afin de déterminer la meilleure option pour répondre aux besoins de l’entreprise.
L’utilisation d’Optima commence pratiquement dès le premier jour.
Un programme de mise en œuvre complète l’application, assurant un succès rapide et un important retour sur l’investissement.
Après une utilisation régulière d’Optima, il est facile de dresser un tableau complet des performances du laboratoire en utilisant les rapports intégrés ou simplement en exportant les informations vers tout outil externe d´analyse plus approfondie.
Optima réduit également les barrières de communication de multiples façons configurables:
- Mise à jour automatique et régulière des parties prenantes
- Accès de l´extérieur à travers une configuration d´utilisateur définie
- Rapports réguliers programmés
Pour conclure, la plateforme technologique choisie par Optima est l’investissement idéal pour un logiciel qui persistera plusieurs années dans l´écosystème informatique de toute entreprise. Du point de vue de l’utilisateur final, n’importe quel navigateur web peut se connecter à Optima sans qu’il soit nécessaire d’installer l´ application sur l’ordinateur.
