Gestion des ressources et comment les optimiser
La plupart des laboratoires dédient des ressources pour assurer une meilleure répartition des tâches entre les opérateurs et les instruments disponibles.
Dans certains cas, plusieurs ETP sont affectés à la gestion de cette activité.
Les coûts relatifs à ces assignements sont souvent sous-estimés. Plusieurs milliers d’euros sont dépensés chaque année pour s’assurer que le laboratoire est en mesure de fournir les résultats attendus aux clients internes et externes en temps voulu. Ils engagent des superviseurs consacrés uniquement à la distribution des ressources et à sa planification à court et moyen termes.
Optima offre une plate-forme unique pour répondre aux questions qui sont généralement posées aux responsables de laboratoire
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- Quelle est la charge de travail actuelle de mon laboratoire ?
- Quelle est la disponibilité des ressources ?
- Quand puis-je fournir les résultats à mon client ?
- De combien de ressources ai-je besoin pour répondre à une demande accrue d’analyses?
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Les questions ci-dessus ne sont que les plus fréquentes. Aux quelles la réponse habituelle est de construire une solutions « fait maison » qui, dans la plupart des cas, est un fichier Excel extrêmement élaboré. Quels sont les coûts dissimulés derrière le développement et le maintien d’une telle solution? Encore une fois, un effort très souvent sous-estimé qui peut être réduit par la mise en œuvre d’Optima.
Saisie des demandes d’analyse et attribution des tâches
En collectant automatiquement les demandes de pratiquement tout système externe (c’est-à-dire LIMS, ELN, ERP, etc.), Optima est en mesure de traduire les demandes de test en éléments exploitables. Elles deviennent les tâches constituant le plan de projet pour la remise des résultats attendus.
La plateforme Optima permet de relier les tâches à des opérateurs individuels ou à des groupes de travail et aux instruments requis.
Les tableaux de bord offrent une vision très simple de la charge de travail actuelle et facilite la prise de décisions. Il s’agit d’une interface très intuitive qui permet aux utilisateurs finaux de voir la liste des tâches proprement dites, ou de passer à une vue calendrier où toutes les tâches y sont présentées.
Déplacer des activités en cas d’événements inattendus est aussi simple qu’un « drag & drop », il vous suffit de glisser au long du calendrier et de déposer au moment voulu, de la même façon que nous déplaçons des réunions dans notre agenda.
Tests, tâches et activités de laboratoire corrélées
Le fait est que la plupart des systèmes de gestion des laboratoires stockent seulement les informations quant aux tests à effectuer. Ils ne prennent pas toujours en compte les différentes tâches associées avant et après la réalisation propre du test. Une série d’actions qui prennent elles aussi beaucoup de temps et qui ne font pas souvent l’objet d’un suivi. Par contre, il s’agit en fait d’une partie importante à ne pas négliger et à inclure lors de l’évaluation globale des performances du laboratoire.
Grace à Optima, toutes les activités peuvent être considérées, y compris les événements tels que les réunions, formations, vacances, etc.
Le pouvoir des rapports et des prévisions
Après une utilisation régulière d’Optima, une image complète des performances du laboratoire peut facilement se dresser en utilisant les rapports intégrés ou en exportant simplement les informations pour une analyse plus approfondie.
Communication au sein de l´équipe
Une autre activité sous-estimée et laborieuse est la communication continue avec les clients internes et externes. Des quantités massives d’e-mails, d’appels téléphoniques, de réunions présentielles pourraient être complètement substituées par Optima. Permettant aux clients d´accéder à une vue contrôlée des informations, présentant un simple diagramme de Gantt ou un rapport pré-configuré, éventuellement envoyé automatiquement par e-mail des avis.
Solution basée sur le WEB
Tout cela est possible grâce à la plateforme dynamique choisie pour développer le produit. C’est une application entièrement basée sur le web qui ne nécessite aucune installation sur ordinateur. Il suffit d’utiliser un navigateur web pour accéder à Optima, en utilisant une adresse web où résident les données et l’application.
Optima est aussi proposé comme une application locale accessible via navigateur web pour les clients qui préfèrent contrôler la gestion des applications et des données.
Pour les clients qui désirent réduire à zéro l’impact informatique de l’application, Optima est aussi proposé comme SaaS (Software as a Service). Dans ce cas, autant Optima que les données du client sont recueillies dans le nuage et les employés du laboratoire peuvent y accéder dès le début sans frais supplémentaires.
Optima offre des services supplémentaires comme la connexion à tout système externe (LIMS, ELN, ERP, etc.) ainsi que la configuration initiale. Permettant ainsi de bénéficier d’une plate-forme unique pour la gestion des ressources du laboratoire dans un délai très court.
Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse suivante : info@optima.life
