Lorsque nous parlons à des clients potentiels et que nous leur présentons Optima LRMS, ils semblent tous enthousiasmés par les possibilités du système et sont d’une certaine manière soulagée par le fait qu’il existe un outil sur lequel ils peuvent compter pour les aider à optimiser leur routine quotidienne dans le laboratoire et à réduire considérablement le temps et les coûts associés à la planification et à la programmation des tâches.
À un autre stade du processus de sélection, il y a généralement une question qui préoccupe les clients : « Combien de temps et d’efforts sont nécessaires pour mettre en place un LRMS comme Optima dans nos processus » ?
Nous apportons ici une réponse qui, nous l’espérons, rassurera tous les clients qui montrent une certaine réticence parce qu’ils craignent de devoir effectuer un changement massif nécessitant un effort énorme dans leur organisation.
Cela est plus facile que prévu, et requiert un minimum de temps et coût associés.
Un LRMS ne vous demande pas de redéfinir vos processus, mais de saisir toutes les informations relatives à vos processus afin que le logiciel puisse construire une matrice de données et fonctionner conformément aux attentes.
Quelles sont donc les informations nécessaires pour qu’Optima LRMS fonctionne correctement et effectue une planification et programmation complets ?
Nous avons identifié trois paramètres importants qui concernent 1) les personnes impliquées dans la réalisation des tests, 2) les instruments nécessaires pour réaliser les tests, 3) les tests à réaliser.
- Matrice des personnes et des compétences
La liste de votre personnel est téléchargée dans Optima avec les informations pertinentes concernant le site, le département auquel ils appartiennent, leurs heures de travail, leur poste et leurs compétences. Et chaque fois qu’un membre de votre équipe est promu, reçoit une nouvelle formation ou acquiert de nouvelles compétences qui lui permettent d’effectuer de nouvelles tâches, ces informations peuvent à leur tour être mises à jour dans le LRMS afin que le système sache immédiatement à qui faire appel lors de la planification des tâches.
Si votre entreprise dispose d’un système de gestion des RH, c’est encore plus facile : le système externe peut être intégré à Optima via des services web pour permettre une synchronisation instantanée des données – vous n’avez pas à y penser, le système s’en charge !
- Programme de réservation et d’entretien des instruments
Votre liste d’instruments est téléchargée avec toutes les informations utiles dont le moteur Optima a besoin pour comprendre quand sélectionner l’instrument pour un test particulier. Dans quel lieu ou service se trouve votre instrument ? Combien d’heures par jour l’instrument peut-il fonctionner ? Y a-t-il certains paramètres que le système doit connaître en relation avec chaque instrument lorsqu’il s’agit de planifier et de programmer ?
Nous constatons également que de nombreuses entreprises utilisent leurs instruments à 100% de leur capacité. Il y a un risque que des tâches doivent être reportées ou rejetées lorsque des demandes soudaines, urgentes et à court terme arrivent. Pour remédier à ce problème, nous avons introduit la fonction « Réservation » : Vous pouvez réserver à l´avance un certain pourcentage du temps de l’instrument (10 %, 20 % selon les besoins) de sorte que le LRMS garde l’instrument pour certaines tâches dans le pourcentage de temps réservé.
Une fonction précieuse pour nos clients qui voient la possibilité d’anticiper les demandes de dernière minute et de s’assurer que la routine quotidienne ne soit pas affectée.
En outre, les instruments doivent être entretenus, calibrés et maintenus à certains intervalles. Vous pouvez le spécifier dans la configuration de l’instrument et Optima LRMS l’omettra automatiquement de la liste des instruments disponibles lorsqu’il aura besoin de maintenance.
Enfin et surtout, la liste de vos tests.
Chacun de vos tests possède ses propres informations, telles que la durée, les étapes, le nom du projet et d’autres informations utiles pour faciliter l’établissement de rapports.
Un test peut être composé de différentes étapes, par exemple, la préparation de l’échantillon, la préparation de l’environnement de test, la vérification du test, la validation du test, etc. Toutes les étapes peuvent être configurées, et chaque étape conduit à une tâche spécifique attribuée à une personne et à un instrument.
Il va sans dire que plus vous fournissez d’informations au LRMS, mieux il peut planifier !
À ce stade, tout est prêt – Optima LRSM est entièrement opérationnel et prêt à travailler dès le premier jour !
L’équipe d’Optima est composée d’experts en processus de laboratoire et de qualité. L’équipe est capable de comprendre rapidement les besoins et les priorités de votre entreprise et d’avoir des discussions techniques sur les processus, les exigences, les meilleures pratiques et les programmes de formation de votre laboratoire d’analyse.
En outre, l’équipe d’Optima possède l’expertise nécessaire pour vous guider de manière transparente dans un projet d’intégration avec vos systèmes existants tels que LIMS, ERP, logiciel de gestion de la formation. Notre équipe vous soutient donc de manière proactive – tant sur le plan stratégique qu’opérationnel – dans la configuration du système afin que vous soyez opérationnel en moins de deux !
N’hésitez pas à nous contacter à l’adresse info@optima.life