Les avantages de l’utilisation d’un outil dédié à la gestion des ressources du laboratoire sont multiples. En bref, ces avantages ont un impact direct sur l’efficacité de la production du laboratoire.
Le retour d’expérience de nos clients le confirme, même lors de la phase de mise en œuvre.
Pendant la phase initiale de configuration du système, ils commencent parfois à se rendre compte des redondances, du niveau de complexité de certains flux de travail qui, la plupart du temps, est directement lié à un manque d´harmonisation entre les sites. Une fois que les membres de l’équipe travaillent ensemble à l’alignement des processus, ils constatent également que cela stimule la gestion du changement ; non seulement en ce qui concerne l’adaptation d’un nouvel outil numérique, mais aussi parce qu’il y a un nouveau sentiment d’urgence dans l’alignement de leur travail et donc de la qualité des données qu’ils génèrent.
Dans un deuxième temps, en utilisant un système de gestion des ressources de laboratoire tel que le LRMS Optima, les responsables de laboratoire ont une visibilité claire des risques de surallocation. La reconnaissance de ces risques permet une redistribution proactive des tâches assignées, ceci comme solution à court terme, au point d’identifier les pannes potentielles d’instruments par exemple et d’anticiper des solutions alternatives…
Les plus appréciés par les responsables et directeurs de laboratoire sont les rapports informatifs générés par le travail en cours, dont ils voient qu’ils soutiendront leurs négociations pour les investissements futurs.
Lorsque nous leur avons demandé ce que le système Optima devrait apporter à leur entreprise, voici les attentes les plus listées : Programmation, Planification, Réservation, Prévisions et Rapports.
On aurait tendance à croire qu’il s’agit de synonymes, mais ils semblent avoir des définitions concrètes pour nous et nos utilisateurs, et en tant que tels, ils constituent les avantages attendus.
1º Bénéfice de l’utilisation d’un LRMS : Programmation automatisée
La gestion des ressources d’un laboratoire, pour fournir les résultats attendus dans un délai donné, implique l’utilisation de multiples feuilles de calcul, l’alignement des demandes de paramètres de test avec les instruments opérationnels disponibles, l’alignement des séries de tests avec les compétences des personnes, leurs horaires de travail et leurs agendas personnels. Optima LRMS est censé attribuer automatiquement les tests en tenant compte de tous ces types d’informations. Ainsi, le temps du planificateur est concentré sur l’approbation finale et l’édition manuelle éventuelle si nécessaire.
2º Bénéfice de l’utilisation d’un LRMS : Planification
La planification est une fonction de gestion primordiale et, en tant que telle, elle constitue la base des autres fonctions de gestion, à savoir l’organisation, la dotation en personnel, la direction et le contrôle. Elle se concentre sur la définition des objectifs de la production du laboratoire, sur l’identification des différentes possibilités d’action et sur le choix du plan d’action approprié à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs.
Pour tout projet, petit ou grand, à court ou à long terme, la planification est indispensable pour obtenir les résultats attendus, atteindre une étape spécifique ou respecter un contrat important avec un client.
Optima soutient la planification et la réflexion prospective en facilitant différents types de rapports selon les préférences de l’utilisateur.
3º Bénéfice de l’utilisation d’un LRMS : Réservation
Anticiper les besoins d’un espace de laboratoire ou d’un instrument spécifique et s’assurer qu’il sera disponible au moment voulu est l’un des principaux avantages que nos utilisateurs constatent.
Ce système est utilisé dans différents types d’approches en fonction des caractéristiques des utilisateurs. Dans certains cas, un laboratoire dédié partage ses instruments de haute technologie avec le reste de l’organisation. Responsable du bon fonctionnement de ces instruments, l’accès à ceux-ci se fait uniquement par la réservation des créneaux horaires disponibles.
Dans d’autres cas, le responsable du laboratoire anticipe l’arrivée d’une série d’échantillons et réserve les techniciens et les instruments nécessaires pour garantir le bon niveau de concentration au moment voulu.
Enfin, la réservation peut être utilisée de manière routinière. Quel que soit le secteur auquel appartient le laboratoire, il y a généralement dans son travail quotidien une routine qui ne s’arrête jamais et dans laquelle un pourcentage donné de techniciens et/ou d’instruments peut être réservée par défaut à long terme.
4º Bénéfice de l’utilisation d’un LRMS : Prévision
Fréquemment utilisé dans les processus de vente et beaucoup moins dans les laboratoires des sciences de la vie, cependant certaines industries comme l’automatisation industrielle utilisent ce terme également en laboratoire.
La prévision est une estimation systématique et scientifique de la demande future d’un produit. Appliquée au laboratoire, il s’agit d’une estimation de la quantité de ressources nécessaires en fonction des tendances de la production.
Il existe plusieurs méthodes de prévision de la demande appliquées en fonction de l’objectif de la prévision, des données requises, de la disponibilité des données et du délai dans lequel la demande doit être prévue. Chaque méthode varie d’un cas à l’autre et le prévisionniste doit donc choisir la méthode qui convient le mieux à ses besoins.
Optima LRMS facilite tous les types d’informations et supporte les méthodes statistiques qui sont préférées et considérées comme supérieures aux autres techniques de prévision de la demande.
5º Bénéfice de l’utilisation d’un LRMS : Rapports
La visualisation de toutes les informations générées lors de l’utilisation d’Optima LRMS se fait grâce à l’outil de reporting qu’il propose. À partir de tout ce qui précède, les informations générées par les activités stockées dans Optima sont suivies et rapportées pour un usage multiple.
En plus des paramètres définis pour une planification parfaite, d’autres paramètres que nous avons l’habitude d’appeler « rapport seulement » vont de pair avec ceux de la « planification ».
Il appartient alors à l’utilisateur de définir le contenu du rapport et la fréquence de l’examen du statut. Certains sont utilisés quotidiennement pour vérifier le parfait déroulement de la production du laboratoire, d’autres sont utilisés mensuellement, trimestriellement et annuellement pour contrôler les indicateurs clés de performance.
Enfin, comme nous l’avons indiqué au début, un rapport clé facilement extrait de Optima aide les gestionnaires et les directeurs de laboratoire dans leurs réunions de révision budgétaire. De plus, les laboratoires responsables qui disposent de données contribuent désormais avec plus de visibilité aux objectifs de l’entreprise.
Ce sont les cinq raisons principales pour lesquelles vous devriez mettre en œuvre Optima LRMS dans votre laboratoire, mais ce ne sont certainement pas les seules. Chaque entreprise a ses propres besoins, et ceux-ci peuvent être analysés en détail afin de définir la solution la plus adaptée.
