Obtenir une vue d’ensemble de la mesure dans laquelle le laboratoire répond aux attentes de la direction et à la satisfaction des clients peut s’avérer accablant pour les responsables de laboratoire.
Ils sont souvent confrontés à un nombre ingérable de fichiers Excel dont le contenu n’appartient qu’à leur propriétaire respectif. En outre, la plupart des laboratoires ont numérisé tout ou partie de leurs flux de données par le biais de LIMS, LES, ELN, CDS et ERP, pour n’en citer que quelques-uns.
La granularité des informations contenues dans ces fichiers Excel et bases de données peut être stupéfiante.
Ainsi, d’un côté il y a un accès facile à de grandes quantités de données, de l’autre un nouveau piège de surcharge des indicateurs clés de performance (KPIs). Il est plus facile que jamais de tomber dans le piège de la mesure pour le plaisir de la mesure. Les managers du monde entier apprennent à leurs dépens que ce n’est pas parce qu’ils peuvent mesurer quelque chose qu’ils doivent le faire. L’essentiel est que le suivi et le reporting des indicateurs clés de performance prennent du temps – certains KPI peut ne pas conduire à de meilleurs résultats et ne valent pas la peine que vous y consacriez votre temps et votre activité.
Il est crucial d’établir rapidement les KPIs les plus appropriés et de suivre leur évolution pour s’assurer que leurs résultats restent significatifs.
Des indicateurs clés de performance de l’entreprise à la rotation des employés
Les dirigeants d’aujourd’hui comprennent l’importance de disposer d’indicateurs clés de performance stratégiques qui mesurent leurs objectifs.
Dans le cadre de l’efficacité d’un laboratoire, il existe des KPIs qui sont évidemment basés sur la satisfaction du client, comme le respect du délai de livraison, le bon déroulement des processus depuis l’envoi des échantillons jusqu’à la communication des résultats, et la qualité des résultats.
Le compte de pertes et profits doit également permettre de bien comprendre où en sont les services de laboratoire d’un point de vue financier, grâce notamment au renouvellement des commandes des clients.
Le niveau suivant pour la définition des KPIs concerne le personnel et les instruments, qui constituent les principaux actifs d’un laboratoire. Afin d’obtenir cette catégorie de KPIs et de les mesurer correctement, il est essentiel qu’un laboratoire utilise des systèmes de gestion des ressources de laboratoire.
Un système de gestion des ressources de laboratoire adéquat doit faciliter la planification des tâches et, ce faisant, il recueille une quantité considérable d’informations qui, si elles sont correctement traitées, devraient fournir des informations utiles. C’est le référentiel où les réponses et les informations pertinentes peuvent être recueillies avec précision.
Un système de gestion des ressources de laboratoire comme réponse à certaines questions clés
Les questions initiales seraient d’abord centrées sur la saisie de l’équilibre réel entre les activités productives et non productives au sein de l’équipe.
– Quel est le pourcentage des heures de travail consacrées aux tâches administratives ? Aux cours de formation ?
– Quel est l’impact de la rotation du personnel sur la coordination des activités ?
– En moyenne, combien d’heures sont consacrées à un certain type de requête ?
– En moyenne, combien de temps faut-il pour fournir les résultats au client une fois la commande reçue ?
– Quelles tâches sont achevées à temps comme prévu ?
– Y a-t-il un retard dans la remise des résultats aux clients ?
– Combien de temps est consacré à une étape particulière d’une requête ? Y a-t-il un goulot d’étranglement ?
– Quelle équipe ou quel service a tendance à être rapidement surchargé ?
– Combien de temps est consacré à l’étalonnage et à la maintenance des instruments ?
– Quels instruments devraient plutôt être remplacés pour augmenter la productivité ?
Les réponses à ces questions devraient rapidement conduire à quelques décisions du management.
Si les processus ne fonctionnent pas sans heurts, un examen peut s’avérer nécessaire.
Si certains employés ou certaines équipes sont plus sollicités que d’autres, un rééquilibrage des compétences du personnel peut se révéler judicieux.
Si la maintenance des instruments prend trop de temps, une bonne discussion avec le fournisseur peut être envisagée pour revoir le contrat de service, négocier une réparation, une révision ou un nouvel achat.
Si le laboratoire doit consacrer beaucoup de temps aux réclamations et aux retests du produit final, cela peut être le signe que le processus de production doit être réexaminé.
Optima Laboratory Resource Management System offre d’une part un tableau de bord et d’autre part un ensemble complet de rapports.
Le tableau de bord est configurable de sorte que chaque utilisateur, technicien, analyste, responsable de laboratoire, responsable de la qualité et cadre supérieur, puisse afficher les informations les plus pertinentes dont il a besoin au premier coup d’œil.
Des rapports de laboratoire prêts à l’emploi pour obtenir de nouvelles informations commerciales
Les responsables de laboratoire sont désireux de trouver la solution parfaite qui fournit et suit les paramètres et les KPIs susceptibles de générer de nouvelles informations commerciales et qui pourraient être essentielles au succès et à l’efficacité du laboratoire lui-même.
Optima est une solution logicielle qui permet de créer des rapports et des tableaux de bord prêts à l’emploi, susceptibles de fournir divers indices sur les performances du laboratoire.
En effet, Oracle est la plateforme de base de données la plus utilisée pour les applications d’entreprise. Sa capacité à traiter d’énormes quantités de données et à les récupérer en une fraction de seconde offre aux outils de planification des ressources des laboratoires un environnement optimal pour traiter de nombreuses années de données de planification des ressources.
Les personnes intéressées par des fonctions de rapport avancées, des statistiques sophistiquées et bien plus encore, une simple intégration avec Optima et tout autre outil externe leur apportera les informations dont elles ont besoin au bout des doigts.
