Planification des ressources : comment favoriser l’efficacité du laboratoire
Les responsables de laboratoire sont constamment sous pression pour fournir les résultats dans les délais.
La rapidité d’exécution est le résultat de divers facteurs, notamment la prise de décision en temps opportun et la satisfaction des attentes des clients du premier coup.
Les responsables de laboratoire sont confrontés à plusieurs défis pour répondre à ces exigences :
– Disponibilité des ressources : ils doivent s’assurer que des ressources suffisantes, du personnel qualifié, des équipements opérationnels et des instruments sont disponibles pour gérer efficacement la charge de travail et respecter des délais serrés.
– Flux de travail optimisés : ils doivent concevoir et mettre en œuvre des flux de travail qui visent à minimiser les goulots d’étranglement et à maximiser efficacement la préparation des échantillons, leurs analyses ainsi que la rédaction des rapports.
– Maintenir un niveau de qualité élevé : ils doivent s’assurer que des mesures de contrôle de la qualité sont en place pour pouvoir compter sur l’exactitude et l’intégrité des résultats, même sous pression.
– Assurer la formation et le développement du personnel : ils doivent investir dans l’amélioration continue de leur personnel de laboratoire, assurer un haut niveau d’expertise et un équilibre dans la répartition des compétences au sein de l’équipe.
Enfin, les responsables de laboratoire doivent s’adapter aux priorités changeantes des demandes, car non seulement les exigences changent au fil du temps, mais de nouvelles urgences apparaissent. Les changements entraînent une plus grande complexité dans la planification des ressources, ce qui donne parfois lieu à des révisions qui peuvent prendre beaucoup de temps.
La planification des ressources est un excellent outil qui permet aux laboratoires d’utiliser les ressources de la manière la plus efficace. Le personnel qualifié et les instruments disponibles doivent être affectés aux différentes tâches qui se présentent au laboratoire pour effectuer les tests analytiques requis et toutes les activités connexes (admin, reporting…). Chaque jour, les responsables et superviseurs de laboratoire recherchent la manière la plus efficace d’exécuter les activités afin de livrer les résultats à temps.
Planification des ressources : planification de projet
Lorsqu’ils sont impliqués dans des projets, les laboratoires doivent jouer leur rôle. Ici aussi, il s’agit de répondre aux exigences dans une période de temps donnée et d´ élaborer des plans de projet réalistes.
Une solution de planification des ressources peut contribuer à la planification de projet de plusieurs manières :
– Disponibilité des ressources : L’attribution d’un certain pourcentage de temps à certains membres de l’équipe et à certains instruments garantit que ces ressources ne soient pas réservées par défaut dans la routine quotidienne.
– Facilitation de la planification à moyen et long terme : Le système de planification des ressources rassemble les données et devient une excellente source d’informations pour développer des analyses de tendances, créer des KPI critiques et identifier les besoins d’amélioration futurs.
En fin de compte, les laboratoires sont des organisations de services scientifiques sophistiquées qui répondent à des besoins spécifiques. L’objectif des organisations de services a toujours été de fournir le plus efficacement possible et dans les délais accordés.
Planification des ressources : scalabilité et flexibilité
La planification des ressources est un aspect essentiel de l’efficacité opérationnelle dans les organisations de services, et les laboratoires ne font pas exception.
L’utilisation de systèmes de gestion de l’information efficaces pour optimiser la planification des ressources est encore sous-estimée dans de nombreux laboratoires. Au lieu de cela, des méthodes obsolètes tels les post-it sur les murs et l’utilisation de feuilles de calcul Excel continue d’empêcher les laboratoires de réaliser leur plein potentiel en matière de gestion des ressources.
Ces méthodes traditionnelles manquent d’évolutivité et de flexibilité pour s’adapter aux exigences dynamiques et aux priorités changeantes dans un environnement de laboratoire. De plus, le recours aux fichiers Excel comporte un risque d’erreurs et de fautes constantes.
Planification des ressources : optimisation des ressources et efficacité du laboratoire
Dans de nombreux laboratoires, le personnel hautement qualifié est chargé de programmer et d’ajuster manuellement les agendas hebdomadaires des ressources pour répondre aux demandes changeantes.
Bien que cette approche vise à optimiser l’utilisation des ressources, elle entraîne souvent des coûts opérationnels importants qui sont souvent sous-estimés.
Le coût réel de la gestion manuelle des ressources du laboratoire peut être vraiment important. Il suffit de penser au coût de l’emploi d’un équivalent qualifié à temps plein (ETP) pour modifier constamment les fichiers Excel et réaffecter les ressources afin de répondre efficacement aux exigences changeantes.
En plus des coûts directs liés à l’emploi d’une main-d’œuvre qualifiée pour ces tâches, il existe des coûts cachés supplémentaires associés au temps passé à répondre fréquemment au sujet des résultats par courrier électronique ou par téléphone, ainsi qu’aux longues réunions quotidiennes nécessaires pour discuter des détails de la planification avec les clients (internes ou externes).
En conclusion
La clé pour surmonter ces défis réside dans la mise en œuvre de systèmes de gestion des ressources de laboratoire (LRMS) dédiés. Les plateformes LRMS telles qu’Optima utilisent des technologies avancées pour automatiser la planification des ressources et fournir une analyse et une mesure en temps réel des indicateurs clés de performance.
En passant des méthodes manuelles basées sur Excel aux systèmes avancés de gestion des ressources de laboratoire (LRMS), les laboratoires peuvent réaliser des économies de coûts et des gains d’efficacité opérationnelle significatifs, améliorer la précision, gagner du temps et augmenter la productivité.
