Empezar con el fin en mente
Los proyectos deben comenzar siempre con un enfoque claro sobre el resultado esperado. Teniendo en cuenta cuáles son los objetivos de las implementaciones de sistemas, el equipo del proyecto dirigirá las actividades hacia esa dirección. Esto es aplicable a todos los sectores, en todas las industrias, y es claramente aplicable también al entorno del laboratorio.
En este contexto, la programación de los recursos del laboratorio es un ejemplo perfecto de un proyecto que conduce a una mayor eficiencia y a la reducción de los costes. Para que un proyecto de planificación de recursos de laboratorio tenga éxito, es importante empezar con el fin en mente; es decir, definir y estructurar los informes del laboratorio. Una parte fundamental del proceso científico que permite entender el trabajo realizado y los resultados obtenidos, pero no sólo: un mecanismo de entrega de informes también proporciona una valiosa base para futuros estudios, permite asesorar la calidad alcanzada y sugiere posibles modificaciones en los procesos actuales para su mejora.
Un punto de partida, y también de llegada, en todo el proceso: un informe del laboratorio es un elemento clave que debe estudiarse y desarrollarse con la mayor eficacia posible para obtener los resultados esperados.
¿Qué hace que un sistema de informes de laboratorio sea eficaz?
Para estructurar un sistema de informes de laboratorio de forma eficaz, la definición de los resultados que debe generar ese sistema debe formar parte del análisis inicial. Algunas de las preguntas a las que debe responder pueden ser las siguientes:
- ¿Cuál es el porcentaje de horas de trabajo dedicadas a tareas administrativas?
- ¿Cuál es la media de horas dedicadas a analizar un determinado tipo de producto?
Otras preguntas pueden centrarse en áreas mas específicas del laboratorio como, por ejemplo
- ¿Cuántas horas se dedican a la preparación de muestras en un determinado departamento del laboratorio?
- ¿Cuántas horas se dedican a la calibración y el mantenimiento de los instrumentos?
- ¿Qué instrumentos son más susceptibles de ser sustituidos para aumentar la productividad?
En una dirección completamente diferente, las siguientes preguntas son ciertamente útiles para ofrecer un mejor servicio a los clientes del laboratorio, sin importar si son internos o externos:
- ¿Qué tareas se realizan entre la finalización del análisis y la entrega de los resultados a los clientes
- ¿Cuánto tiempo se tarda en realizar todas esas tareas?
- ¿Cuánto tiempo se tarda en entregar los resultados finales al cliente una vez introducido el pedido?
Una vez identificadas todas las preguntas clave, es importante identificar un repositorio donde recoger las respuestas y la información relevante de forma precisa y limpia:
De hecho, un cuadro de mando que muestre estos datos ayudaría en gran medida a los responsables de los laboratorios, a los responsables de calidad e incluso a los directivos de la empresa a definir objetivos e identificar áreas de mejora. Es más, este tipo de información definiría claramente el «coste de la calidad» o, mejor dicho, el «coste de la no calidad», ya que el tiempo empleado en los laboratorios es un indicador de la calidad de los productos.
Si el laboratorio tiene que dedicar una gran cantidad de tiempo a las reclamaciones, a la repetición de las pruebas, etc., puede ser un indicio de que es necesario reevaluar el proceso de producción.
Hoy en día, muchas CMO (Contract Manufacturing Organization) se centran en dar servicios a empresas farmacéuticas produciendo medicamentos por contrato.
En este negocio, la calidad de la producción es fundamental para la eficiencia interna y es también un parámetro clave para su éxito. Aunque es cierto que otros parámetros pueden ayudar a identificar las áreas de atención, a menudo se subestima la cantidad de tiempo y dinero que se dedica a los laboratorios para apoyar los objetivos empresariales. Es evidente que un sistema que ayude a controlar el tiempo empleado en los laboratorios para realizar las pruebas es un activo fundamental para cualquier empresa. Esto es aún más cierto en el caso de los laboratorios de servicios, donde los ingresos de la empresa están directamente asociados al rendimiento del laboratorio.
El inicio de un proyecto de implementación de un software de seguimiento de la planificación de los recursos del laboratorio debe definir cuáles son los parámetros críticos y los KPIs que se medirán cuando el sistema esté en funcionamiento.
Poco después de la puesta en marcha del proyecto, ya se pueden medir algunos de los parámetros e KPIs para seguir el rendimiento del laboratorio y la eficiencia de la producción. Cuando se hayan almacenado una cantidad significante de datos en el sistema, se puede entonces ejecutar análisis más sofisticados.
Cientos de miles de datos se almacenan en un software que gestiona la planificación de los recursos del laboratorio. Esta gran cantidad de datos puede ser explotada para generar los conocimientos empresariales que la dirección de la empresa espera.
Informes de laboratorio listos para generar nuevos conocimientos empresariales
Los directores de laboratorio están deseando encontrar la solución perfecta que proporcione y haga un seguimiento de los parámetros y KPIs, para generar nuevas oportunidades de negocio que podrían ser fundamentales para el éxito y la eficiencia del propio laboratorio.
Un software que ofrece la posibilidad de elaborar informes y cuadros de mando «listos para usar”, capaces de revelar informaciones detalladas sobre el rendimiento del laboratorio. Por ejemplo, ¿Cómo podemos identificar las horas de trabajo rentables en un laboratorio, para cada función y recurso implicado? Se trata de una información vital para garantizar el éxito y la eficacia del propio laboratorio.
Es además, clave seleccionar un software diseñado con las tecnologías más avanzadas para bases de datos, como Oracle.
Oracle, de hecho, es la plataforma para base de datos la más utilizada para aplicaciones empresariales. Su capacidad para almacenar enormes cantidades de datos y recuperarlos en una fracción de segundo ofrece a las herramientas de planificación de recursos de laboratorio el entorno óptimo para almacenar muchos años de datos.
Para disponer de funciones de informe completos, estadísticas sofisticadas, análisis de simulación avanzadas y mucho más, basta con integrar una herramienta externa en la base de datos del programador del laboratorio y obtener toda la información que necesita.
