Cuando hablamos con clientes potenciales y les mostramos Optima LRMS, se entusiasman todos con las posibilidades del sistema y, de alguna manera, se sienten aliviados por el hecho de que exista una herramienta en la que pueden confiar para ayudarles a optimizar su rutina diaria en el laboratorio y reducir drásticamente el tiempo y los costes asociados a la programación y la planificación
En la siguiente fase del proceso de selección, suele haber una pregunta que preocupa a los clientes:«¿Cuánto tiempo y esfuerzo requiere la implantación de un LRMS como Optima en nuestros procesos?».
Hoy venimos con una respuesta que ojalá pueda tranquilizar a todos los clientes que muestran ciertas reticencias porque temen un cambio masivo que requiera un esfuerzo enorme en su organización.
Es más fácil de lo esperado. Sin complicaciones, no lleva nada de tiempo y no es caro.
Un LRMS no requiere que se rediseñen sus procesos. Sino que se le introduzca toda la información sobre sus procesos para que el software construya así una matriz de datos que le permita operar como se espera.
Entonces, ¿qué información se necesita para que Optima LRMS funcione correctamente y realice una planificación y programación minuciosas?
Hemos identificado tres parámetros importantes relacionados con 1) las personas que implicadas en la realización de las pruebas, 2) los instrumentos solicitados 3) las pruebas a realizar.
- Matriz de personas y competencias
La lista del personal se carga en Optima con toda la información relevante sobre su ubicación, el departamento al que pertenecen, su horario de trabajo, su turno y sus competencias. Cada vez que un miembro de su equipo sea promocionado, reciba una nueva formación o adquiera nuevas competencias que le facultan para realizar nuevas tareas, esta información puede actualizarse en el LRMS para que el sistema sepa inmediatamente a quién otorgar las tareas.
Si dispone de un sistema de gestión de RRHH, es aún más fácil: el sistema externo puede integrarse con Optima a través de servicios web para permitir la sincronización instantánea de los datos: no tiene que pensar en ello, ¡el sistema lo hace todo!
- Programa de Reserva y Mantenimiento de Instrumentos
La lista de instrumentos se carga con toda la información útil que el motor Optima necesita saber para seleccionar el instrumento para una prueba concreta. ¿En qué ubicación o departamento se encuentra su instrumento? ¿Cuántas horas al día puede funcionar el instrumento? ¿Existen determinados parámetros que el sistema deba conocer en relación con cada instrumento a la hora de planificar y programar?
También observamos que muchas empresas utilizan sus instrumentos al 100% de su capacidad. Existe el riesgo de que haya que posponer o rechazar tareas cuando llegan solicitudes repentinas, urgentes y con poca antelación. Para afrontar este problema, hemos introducido la función «Reserva»: Puede reservar un determinado porcentaje del tiempo del instrumento (10%, 20% según sea necesario) por adelantado, de modo que LRMS reservara el instrumento para determinadas tareas según el porcentaje de tiempo adjudicado.
Una función muy valiosa para nuestros clientes, que ven la posibilidad de anticiparse a las demandas de última hora y asegurarse de que la rutina diaria no se vea afectada.
Además, los instrumentos deben ser revisados, calibrados y mantenidos a determinados intervalos. Puede especificarlo en la configuración del instrumento y Optima LRMS lo omitirá automáticamente de la lista de instrumentos disponibles cuando necesite algún tipo de intervención.
Por último, pero no por ello menos importante, la lista de sus pruebas.
Cada una de las pruebas tiene su propia información, como la duración, las etapas, el nombre del proyecto y otros datos útiles para facilitar la elaboración de informes.
Una prueba puede constar de diferentes pasos, por ejemplo, preparación de la muestra, preparación del entorno de prueba, verificación de la prueba, validación de la prueba, etc. Todos los pasos pueden configurarse, y cada paso conlleva una tarea específica asignada a una persona y un instrumento. Ni que decir tiene que cuanta más información se facilite al LRMS, mejor podrá planificar.
¡Ya está! todo está configurado: ¡Optima LRSM es totalmente operativo y está listo para trabajar desde el primer día!
El equipo de Optima está formado por expertos en procesos de laboratorio y de calidad. El equipo es capaz de comprender rápidamente las necesidades y prioridades de su empresa y mantener conversaciones técnicas sobre los procesos de su laboratorio analítico, los requisitos, las mejores prácticas y los programas de formación.
Además, el equipo de Optima cuenta con la experiencia necesaria para guiarle sin problemas a través de un proyecto de integración con sus sistemas heredados, como LIMS, ERP o software de gestión de la formación. Por lo tanto, nuestro equipo le ayuda de forma proactiva, tanto estratégica como operacionalmente, a configurar el sistema para que pueda empezar a trabajar en menos de un abrir y cerrar de ojos.