La importancia de las actividades de planificación del laboratorio
Varios informes de Gartner y Mc Kinsey afirman desde hace tiempo que la planificación de los recursos del laboratorio es una de las tareas más críticas y complejas que gestionar. Al fin y al cabo, ser capaz de ofrecer resultados de la manera más fiable y eficiente es el objetivo más importante para un director de laboratorio.
La planificación de los recursos del laboratorio es fundamental para cualquier organización que se beneficie de los resultados de un análisis para tomar decisiones empresariales críticas, liberación de lotes, correcciones en la producción tan pronto como se conozcan los resultados. Es aún más importante cuando toda la actividad de la empresa se basa en las actividades del laboratorio, como son los laboratorios de servicio.
La importancia de los resultados entregados a tiempo
La entrega puntual de los resultados supone una gran diferencia financiera. Por ello, los retrasos pueden provocar pérdidas económicas
- Una media del 10% de los ETC (equivalente a tiempo completo), altamente cualificados de un equipo de laboratorio se dedica a la programación de recursos
- Una media del 30% del tiempo de gestión se pierde en mantener informados a los clientes internos y externos sobre el tiempo de entrega de los resultados
El reto es que los laboratorios son uno de los departamentos más complicados de planificar. Si las solicitudes recibidas abarcan un gran portfolio de productos, requiren de análisis técnicos muy diferentes y los recursos disponibles son elevados, resulta muy difícil acertar con la mejor combinación.
Hoy en día, se utilizan sobre todo procesos en papel y gestiones basadas en Excel para calcular la mejor respuesta a la demanda. Por consequente, se consume una enorme cantidad de horas de recursos altamente cualificados como los supervisores, para encontrar la mejor combinación de recursos, analistas e instrumentos, con el fin de entregar resultados validados a tiempo. Los supervisores dedican gran parte de su tiempo a preparar la planificación para los próximos días, ajustarla cuando surgen cambios y rediseñarla frente a eventos imprevistos.
Los costes ocultos de la planificación del laboratorio
Sin un sistema sofisticado, se suelen organizar reuniones a diario para controlar la buena ejecución de la lista de tareas asignadas. Conlleva una enorme cantidad de horas de trabajo invertidas cada año sólo para comunicar regularmente cómo van las cosas y cuándo se entregarán los resultados.
Este tiempo no sólo se dedica a informar a los departamentos externos sobre la situación del laboratorio. A menudo se dedica a recoger solicitudes no previstas que generan aún más desafíos en la planificación de recursos. Los bloques ya planificados se suelen ver afectados, reduciendo la eficiencia general del laboratorio e incluso generando un atraso y acumulación de tareas. Lo solución es muy a menudo horas extra y sobrecarga de la fuerza del equipo, traduciéndose una vez mas en un coste extra.
Una planificación adecuada es la única opción para limitar los retrasos, aumentar la capacidad y disminuir los costes del laboratorio. Un sistema informatizado es la única respuesta eficaz a los retos de la planificación de recursos en el laboratorio. El cual también permite realizar un seguimiento regular frente a indicadores clave de rendimiento definidos.
El coste oculto de las soluciones caseras con archivos Excel
Las soluciones caseras requieren tiempo y recursos para su desarrollo y aún más para su mantenimiento y validación. Sin mencionar la energía y el tiempo para crear y mantener hojas Excel que ofrecen de por sí una seguridad muy limitada.
Las soluciones «caseras» o los archivos de Excel no deberian considerarse la respuesta a las cuestiones claves relacionadas con la planificaciónde recursos. Las principales limitaciones de estos sistemas pueden llevar a la incapacidad de responder a las demandas del negocio a breve.
Mientras que un sistema ampliable, técnicamente avanzado y seguro como Optima ofrece la oportunidad de establecer un repositorio central para toda la información relacionada con las actuaciones claves del laboratorio: responder a tiempo y optimar el uso de los recursos.
Optima: la solución para la gestión de los recursos de su laboratorio
Optima ofrece elementos claves para obtener los resultados esperados.
- Automatización de las peticiones entrantes
- Un sistema sofisticado para planificar las actividades
- Una interfaz de usuario sencilla e intuitiva que muestra las tareas diarias y semanales
- Informes y cuadros de mando flexibles
- Analítica avanzada
La capacidad de ajustarse en función de las prioridades, urgencias, imprevistos que afectan los recursos son funcionalidades claves. Una función avanzada como la simulación permite a los laboratorios diseñar escenarios y anticipar cómo el laboratorio podria adaptarse y responder.
Optima: una plataforma única, una solución sencilla para un reto complejo
Optima elimina por completo los costes ocultos con una propuesta de licencia que se adapta a cualquier tipo de laboratorio, desde los más pequeños hasta los internacionales con múltiples centros.
- Una sencilla librería API permite la conexión con los sistemas en uso para la gestión de muestras de laboratorio, LIMS, ERP…
- Un sofisticado motor capaz de programar las tareas de la manera más adecuada según las necesidades del laboratorio
- Una interfaz de usuario intuitiva permite a los usuarios finales ver la lista de tareas o cambiar a una vista de calendario.
- Mover las tareas es tan sencillo como una acción de «arrastrar y soltar» en el propio calendario.
Todas las actividades no estrictamente relacionadas con el análisis pueden ser almacenadas, rastreadas y reportadas para evaluar en un simple informe la cantidad de tiempo dedicado a las diferentes prácticas.
Mientras que la analítica avanzada permite el diseño de escenarios complejos para ver cuál es la mejor opción para soportar los requerimientos del negocio.
El uso de Optima comienza prácticamente desde el primer día
Un completo programa de implementación complementa la aplicación, asegurando un rápido retorno de la inversión y éxito.
Tras el uso regular de Optima, se obtiene fácilmente una imagen completa del rendimiento del laboratorio gracias a informes preconfigurados o simplemente exportando los datos a herramientas externas avanzadas.
Optima también reduce las barreras de comunicación con:
- Notificaciones periódicas automáticas a las partes interesadas
- Acceso para cliente externo con una cuenta de usuario configurada
- Suministro de informes regulares programados
Por último, pero no menos importante, la plataforma tecnológica elegida por Optima es la inversión ideal para un software que perdurará durante varios años en el ecosistema informático de cualquier empresa. Desde el punto de vista del usuario final, cualquier navegador web puede conectarse a Optima sin necesidad de instalar nada en el ordenador.
