Programación de recursos: apoyo para un laboratorio eficiente
Los responsables de laboratorio están bajo presión constante para entregar los resultados a tiempo.
La rápida finalización es el resultado de una variedad de factores, entre ellos la toma de decisiones oportuna y el cumplimiento de las expectativas del cliente al primer intento.
Los responsables de laboratorio enfrentan varios desafíos para cumplir con estos requisitos:
– Disponibilidad de recursos: deben garantizar que haya suficientes recursos, personal capacitado, equipo operativo e instrumentación disponibles para administrar de manera eficiente la carga de trabajo y cumplir con plazos ajustados.
– Flujos de trabajo optimizados: deben diseñar e implementar flujos de trabajo que tengan como objetivo minimizar los cuellos de botella y maximizar la eficiencia en el procesamiento las muestras, análisis e informes.
– Mantener un alto nivel de calidad: deben garantizar que se implementen medidas de control de calidad para poder confiar en la precisión e integridad de los resultados, incluso bajo presión.
– Garantizar la formación y el desarrollo del personal: deben invertir en la mejora continua del personal de su laboratorio, garantizar un alto nivel de especialización y un equilibrio en la distribución de las competencias dentro del equipo.
Por último, pero no por ello menos importante, los responsables de laboratorio deben adaptarse a las prioridades cambiantes de las solicitudes, ya que no solo cambian los requisitos con el tiempo, sino que surgen otros nuevos con urgencia. Los cambios provocan una mayor complejidad en la planificación de los recursos, lo que a veces da lugar a revisiones que pueden consumir mucho tiempo.
La programación de recursos es una gran herramienta que permite a los laboratorios utilizar los recursos de la forma más eficiente. El personal cualificado y los instrumentos disponibles han de ser asignados a las distintas tareas que surgen en el laboratorio para realizar las pruebas analíticas necesarias y todas las actividades relacionadas (administración, informes, etc.). Cada día, los responsables y supervisores de laboratorio buscan la forma más eficiente de realizar las actividades para entregar los resultados a tiempo.
Programación de recursos: planificación de proyectos
Los laboratorios involucrados en proyectos tienen un papel que desempeñar. También en este caso se trata de satisfacer los requisitos en un período de tiempo determinado, elaborando planes de proyecto realistas.
Una solución de programación de recursos puede contribuir a la planificación de proyectos de muchas maneras:
– Disponibilidad de recursos: asignar un cierto porcentaje de tiempo a algunos miembros del equipo y a ciertos instrumentos garantiza que estos recursos no se reserven por defecto en la rutina diaria.
– Facilitar la planificación a medio y largo plazo: el sistema de programación de recursos recopila conocimiento y se convierte en una gran fuente de información para desarrollar análisis de tendencias, crear KPI críticos e identificar futuras necesidades de mejora.
Al fin y al cabo, los laboratorios son organizaciones de servicios científicas y sofisticadas que responden a necesidades específicas. El objetivo de las organizaciones de servicios siempre ha sido ofrecer los servicios de la forma eficiente y en el tiempo acordado.
Programación de recursos: escalabilidad
La asignación de recursos es un aspecto crítico de la eficiencia operativa en las organizaciones de servicios, y los laboratorios no son una excepción.
El uso de sistemas de gestión de la información eficaces para optimizar la asignación de recursos todavía está infrautilizado en muchos laboratorios. En cambio, métodos obsoletos como los sistemas basados en papel, las notas adhesivas en las paredes y el uso de hojas de cálculo de Excel siguen impidiendo que los laboratorios aprovechen todo su potencial en la gestión de recursos.
Estos métodos tradicionales carecen de la escalabilidad y flexibilidad necesarias para adaptarse a los requisitos dinámicos y las prioridades cambiantes en un entorno de laboratorio. Además, depender de archivos de Excel conlleva el riesgo de errores y equivocaciones constantes.
Programación de recursos: optimización de recursos y eficiencia del laboratorio
En muchos laboratorios, personal altamente calificado tiene la tarea de programar y ajustar manualmente las agendas semanales de recursos para adaptarse a las demandas cambiantes. Si bien este enfoque tiene como objetivo optimizar la utilización de los recursos, a menudo genera costes operativos significativos que a menudo se subestiman.
El coste real de coordinar manualmente los recursos del laboratorio puede ser significativo. Solo piense en el coste a un equivalente calificado (ETC) a tiempo completo para editar constantemente archivos de Excel y reasignar recursos para cumplir de manera eficiente con los requisitos cambiantes. Además de los costes directos de contratar mano de obra calificada para estas tareas, existen costes ocultos adicionales asociados con el tiempo dedicado a responder con frecuencia al estado de los análisis por correo electrónico o llamadas telefónicas, así como las extensas reuniones diarias necesarias para discutir los detalles de la programación con los clientes (internos o externos)
En conclusión
La clave para superar estos desafíos radica en la implementación de sistemas de gestión de recursos de laboratorio (LRMS) dedicados. Las plataformas LRMS como Optima utilizan tecnologías avanzadas para automatizar la programación de recursos y proporcionar análisis y medición de indicadores clave de rendimiento en tiempo real.
Ademas, al cambiar de métodos manuales basados en Excel a sistemas avanzados de gestión de recursos de laboratorio (LRMS), los laboratorios pueden lograr un importante ahorro de costes y eficiencias operativas, mejorar la precisión, ahorrar tiempo y aumentar la satisfacción del cliente.
