Gestion de Recursos y como optimizarlos
La mayoría de los laboratorios dedican recursos para distribuir de la forma mas eficaz posible las tareas entre los operadores y los instrumentos.
En algunas ocasiones se asignan incluso varios ETC (equivalente tiempo completo) para gestionar esta actividad. Los costes correspondientes a menudo se subestiman. Cada año se gastan varios miles de euros para garantizar que el laboratorio entregue los resultados esperados a tiempo a sus clientes internos y externos. Se contratan a supervisores para que se centren sobre todo en la mejor asignación de recursos y gestión del tiempo.
Optima ofrece una plataforma única para responder a las preguntas que suelen plantearse a los responsables de laboratorio
- ¿Cuál es la carga de trabajo actual del laboratorio?
- ¿Cuál es la disponibilidad de recursos?
- ¿Cuándo puedo entregar los resultados a mi cliente
- ¿Cuántos recursos necesito para responder a una mayor demanda de análisis
Esas preguntas son sólo algunas de las que más se plantean y la forma más común obtener respuestas es construyendo soluciones «caseras» que, en la mayoría de los casos, es un incluso solo un archivo Excel, extremadamente complejo.
¿Cuáles son los costes ocultos del desarrollo y el mantenimiento de una solución de este tipo? De nuevo, un esfuerzo muy a menudo infravalorado que se reduce considerablemente con la implementación de Optima.
Recepción de solicitudes de análisis y asignación de tareas
Al recoger automáticamente las solicitudes de prácticamente cualquier sistema externo (LIMS, ELN, ERP, etc.), Optima es capaz de convertir las peticiones de análisis en elementos procesables como tareas que construyen el plan del proyecto para la entrega de los resultados.
El motor de Optima puede vincular las tareas a operadores individuales o grupos de trabajo y a instrumentos.
Los cuadros de mando permiten visualizar de forma muy sencilla cuál es la carga de trabajo actual y ayudar a tomar decisiones sobre quiénes podrían realizar actividades pendientes y que instrumentos utilizar.
Una interfaz de usuario muy intuitiva permite a los usuarios finales ver la lista de tareas o cambiar a una vista de calendario.
Reorganizar las tareas en caso de necesidad es tan sencillo como una acción de “ drag & drop” con solo arrastrar y soltar en el propio calendario, de la misma forma que acomodamos reuniones y citas en nuestra agenda.
Pruebas, tareas y actividades correlativas de laboratorio
La mayoría de los sistemas de gestión de laboratorios almacenan la información sobre los análisis que se han de realizar. No siempre tienen en cuenta las diferentes tareas que se realizan antes y después: pesadas, preparación, de la muestra, calibración del instrumento, análisis del resultados, verificación , comunicación…
Se trata de una serie de acciones que consumen una cantidad significativa de tiempo y que no se rastrean muy a menudo. Es una parte importante de las tareas del laboratorio que debe incluirse en la evaluación global del rendimiento del laboratorio. Dentro de Optima, cualquier tarea puede ser almacenada, incluyendo los eventos como reuniones, cursos de formación, ausencias, etc.
El poder de los informes y las previsiones
Con el uso regular de Optima, se obtiene fácilmente una imagen completa y clara del rendimiento del laboratorio gracias a informes preconfiguradoss o simplemente exportando la información a cualquier herramienta externa para su posterior análisis.
Comunicación
Otra actividad que consume mucho tiempo, subestimada, es la comunicación continua con los clientes internos y externos. Cantidades masivas de correo electrónico, llamadas telefónicas, reuniones cara a cara podrían ser substituidas con el uso de Optima, permitir a los clientes tener un acceso controlado de la información, presentar un diagrama de Gantt o un informe predefinido, e incluso enviado notificaciones por correo electrónico.
Solución basada en la web
Todo esto es posible gracias a la ágil plataforma seleccionada para desarrollar Optima.
Una solución web que no requiere instalación en el ordenador del usuario. A Optima, se accede, simplemente a través de cualquier navegador a una dirección web donde residen los datos y la aplicación.
Optima también se ofrece como una solución local accesible a través de un navegador para aquellos clientes que prefieren controlar cómo se gestionan las aplicaciones y sus datos.
Para los clientes interesados en reducir a cero el impacto informático de la aplicación, Optima se ofrece como SaaS (Software as a Service). En este caso, la aplicación Optima y los datos del cliente se almacenan en la nube y el personal del laboratorio puede comenzar su implementación desde el inicio, sin costes adicionales.
Optima ofrece servicios adicionales como la conexión a cualquier sistema externo LIMS, ELN, ERP, etc. así como para cargar la configuración inicial y permitir el uso del sistema en un periodo de tiempo muy corto y aprovechar las ventajas de una plataforma única para la gestión de recursos del laboratorio. +
