Para empezar, puede ser útil aclarar el léxico y dar una definición a los laboratorios de servicios. Nos referimos a los laboratorios que realizan actividades de análisis por encargo de terceros.
Los mas representativos son los laboratorios clínicos, donde se analizan diariamente muestras biológicas de toda la población mundial. Pero esto es sólo un ejemplo, aunque el más llamativo sin duda en estos días.
Hay muchos otros laboratorios que se centran en distintos tipos de análisis a partir de diferentes tipologías de muestras, medio ambiente ( aguas, aire, suelos…), agricultura, muestreo de enfermedades en animales….
Otra buena representación de los laboratorios de servicios puede asociarse a los laboratorios que operan en un entorno de producción ( CRO, CMO, CDMO). En este caso, los laboratorios operan para controlar la producción, pero los productos no son vendidos directamente por la propia empresa, sino que son utilizados por otras empresas para sus actividades de venta. Por lo tanto, estas empresas operan como proveedores en una compleja cadena de suministro.
El interés común de estos laboratorios es garantizar que los análisis se realicen en el menor tiempo posible, ya que su actividad está estrechamente vinculada a los ingresos de la empresa. Esto también es cierto para los laboratorios centrados en proyectos de investigación o actividades de fabricación.
Sin embargo, los laboratorios que prestan servicios centrados en el análisis son los principales generadores de ingresos para sus empresas. La eficiencia se convierte en el punto más importante de las operaciones para maximizar los ingresos y mejorar los beneficios.
Sin embargo, los laboratorios que prestan servicios centrados en el análisis son los principales generadores de ingresos para sus empresas. La eficiencia se convierte en el punto más importante de las operaciones para maximizar los ingresos y mejorar los beneficios.
Las actividades del laboratorio están directamente vinculadas a los resultados financieros de la organización: por lo tanto, todas estas organizaciones tienen un objetivo claro para encajar las solicitudes que llegan al laboratorio en la planificación diaria de la manera más eficiente. De este modo, los resultados analíticos pueden entregarse al cliente en el menor tiempo posible.
La complejidad a la que se enfrentan los laboratorios de servicios para gestionar las solicitudes personalizadas
Estos laboratorios trabajan con diferentes elementos de complejidad. Al interés empresarial por entregar los resultados lo antes posible, se suma la complicación por el hecho de que las solicitudes no son estándares. Cada cliente tiene objetivos diferentes cuando solicita un análisis.
Por lo tanto, las solicitudes que llegan son siempre diferentes en algunos aspectos, tiempo y complejidad técnica, entre otros. En consecuencia, estos laboratorios de servicios trabajan como sastres, que deben diseñar el traje adecuado para cada ocasión.
Con experiencia algunas actividades son más predecibles, lo que permite a los laboratorios planificar y anticipar una determinada cantidad de pruebas. En definitiva, los responsables y supervisores de los laboratorios tienen que hacer malabarismos para planificar recursos con peticiones estándares y otras mas personalizadas. El resultado es una agenda que incluye un conjunto de actividades «pre-programadas» como columna vertebral de la propia planificación. A medida que van llegando las peticiones, se añaden a las actividades programadas con el objetivo de garantizar el menor plazo de entrega de los resultados.
Una herramienta de gestión de recursos para mejorar la eficiencia de los laboratorios de servicios
¿Qué les sería útil a los laboratorios de servicios? ¿que podría ayudarles a gestionar sus actividades diarias? La respuesta está en una herramienta de software, que puede ofrecer una combinación de procesos automatizados y manuales.
Por ejemplo, los laboratorios que firman contratos a largo plazo con los clientes podrían planificar los análisis contratados durante un largo periodo de tiempo de forma automática. Las actividades adicionales planificadas se añadirían automáticamente para abarcar un porcentaje justo de los recursos.
El gestor del laboratorio dejaría un porcentaje determinado de recursos disponibles para atender las solicitudes no planificadas, sabiendo que normalmente las solicitudes no programadas tienen que gestionarse rápidamente y los resultados entregarse en pocos días, ya que suelen además ser muy urgentes.
En este caso, una combinación de procesos automatizados y manuales permitiría la planificación más eficiente a corto plazo.
Los responsables de los laboratorios también buscan mecanismos de información sofisticados para revisar el rendimiento del laboratorio a lo largo del tiempo.
Esta necesidad no sólo está relacionada con la asignación de recursos. También está relacionada con el rendimiento del laboratorio con respecto a un contrato determinado o a las solicitudes de los clientes, etc. El objetivo de los responsables de laboratorios es, por tanto, identificar si los contratos son apoyados de forma eficiente o no. Puede ocurrir que un determinado contrato exija un nivel de dificultad (de carácter técnico o contractual) que reduzca la eficiencia del laboratorio. Obviamente, aunque el objetivo de la empresa es mantener una buena relación con el cliente, estos indicadores pueden ayudar a ajustar las obligaciones contractuales para mejorar la asignación de recursos manteniendo la satisfacción del cliente o, mejor aún, mejorándola.
En resumen, los laboratorios que trabajan en este tipo de entornos deben ser considerados como la actividad principal de la empresa. Por lo tanto, la gestión, la asignación y la revisión del rendimiento de los recursos son elementos clave para el rendimiento de la empresa.
