El coste de la calidad en los laboratorios de servicios suele ser un reto al que se enfrentan los gestores de los laboratorios y que tienen que superar con regularidad.
De hecho, muchos de los responsables de la toma de decisión tienen un conocimiento limitado de los costes relacionados con la calidad y su mejora, lo que resulta ser un obstáculo en las operaciones diarias y en la consecución de resultados cualitativos.
El concepto de calidad es clave para los laboratorios de servicios, cuyos servicios se adquieren sobre todo por la capacidad del propio laboratorio de realizar entregas a tiempo y con altos estándares. El mercado es extremadamente competitivo y solamente proponiendo un nivel de servicio sobresaliente una organización puede pretender ser seleccionada para realizar las pruebas requeridas por los clientes.
Probablemente, muchas empresas han centrado su estrategia en la creación de un conjunto único de servicios que ninguna otra organización puede ofrecer. Han especializado a su equipo para asegurarse de que responden a tiempo y con eficacia. Es posible que hayan adquirido tecnologías novedosas para ofrecer capacidades de prueba únicas. Pueden haber fijado el precio de sus actividades para ser extremadamente competitivos.
No hace falta decir que el Coste de la calidad es un tema candente que debe evaluarse cuidadosamente, en todos los sectores y en todos los entornos.
El objetivo es ser provocador en cuanto a las dificultades para tener una comprensión clara del coste de las actividades de calidad en los laboratorios de servicios y, en consecuencia, el precio de estos servicios no se evalúa adecuadamente.
¿Cómo medimos el coste de la calidad en los laboratorios de servicios?
¿Cuánto tiempo podemos dedicar a crear un sistema sofisticado para medir los costes de nuestras actividades? Sólo cuando se responda a esta pregunta se podrá evaluar la eficiencia de la organización, definir KPIs específicos y desarrollar acciones concretas de mejora. Además, el coste de las actividades define una evaluación financiera muy detallada de las diferentes propuestas comerciales que permite a la dirección de la empresa tomar decisiones estratégicas para el futuro.
Esta información suele faltar. Las empresas toman con demasiada frecuencia decisiones basadas únicamente en los intereses comerciales, el análisis del mercado y la competitividad. Esto no significa que sea un enfoque equivocado. Significa que debe asociarse un análisis financiero detallado a cada decisión comercial. Es posible que las actividades no sean rentables desde el punto de vista financiero. Esto es aceptable, siempre que se defina un plan claro y se fije una fecha concreta en el plan para llegar al punto medio.
El coste de un laboratorio de servicios se basa en varios elementos. Algunos de ellos son fácilmente rastreables por el sistema financiero de la empresa, como la amortización del instrumental, los contratos de servicio con los proveedores, etc.
El coste de la organización suele analizarse con muy pocos detalles. El cálculo del coste de las personas se reparte de forma muy inexacta entre las diferentes actividades comerciales. El resultado es un coste «promediado» que no ayuda en absoluto a comprender qué actividades comerciales son realmente rentables para la organización.
Analizar el coste de la organización en los laboratorios de servicios con la captura de datos
Para llegar a asociar adecuadamente cada actividad comercial con su rendimiento financiero, hay que poner en marcha un sistema de recogida de los datos brutos necesarios. ¿Qué datos brutos? La cantidad de tiempo empleado por cada persona en la realización de las actividades y la cantidad de tiempo que se utiliza un determinado instrumento, asociando posiblemente todo el material necesario (consumibles, etc.) para realizar la prueba en cuestión.
Sólo cuando se recopila esta gran cantidad de datos, se puede diseñar e implementar un sistema de informes que proporcione información significativa a la dirección.
¿Es posible? Absolutamente sí. Hoy en día, es posible almacenar la información indicada anteriormente. En muchos casos, la captura de datos puede realizarse de forma automática. Si nos centramos en la planificación de los recursos(recursos humanos e instrumentos), Optima ofrece un conjunto completo de funcionalidades para almacenar el tiempo dedicado por cada individuo en la realización de actividades de ensayo y todas las demás tareas necesarias en un laboratorio (calibración de instrumentos, mantenimiento, administración, etc.). Optima ofrece la posibilidad de realizar un seguimiento del tiempo que un instrumento ha estado en servicio.
Los potentes enlaces proporcionados por Optima permiten a todos los laboratorios conectar virtualmente Optima con cualquier sistema, automatizando la captura de datos.
El resultado final es un conjunto completo de capacidades de información que puede proporcionarse a la dirección.
Esto permitiría verificar los supuestos realizados durante las evaluaciones estratégicas, en términos de sostenibilidad financiera de los esfuerzos.
