Una buena preparación del proyecto, la aceptación de este por parte de los usuarios, una solución adecuada para sus necesidades específicas y una implementación sin problemas son los factores clave para el éxito de un laboratorio.
Sin embargo, no son las únicas bazas que hay que tener en cuenta a la hora de emprender un proyecto paperless.
Hay varios factores que la mayoría de las veces no se tienen en cuenta debido a que operan de manera discreta y tienden a darse por sentados. La tecnología es sin duda uno de esos factores críticos para un proyecto exitoso que a menudo se pasa por alto.
En el siglo XXI, las nuevas e innovadoras tecnologías disponibles no están tan solo a la vanguardia de nuevos y emocionantes avances en los campos de la medicina, la farmacia y muchos otros sectores, sino que también han ayudado a racionalizar las prácticas existentes y a optimizar la productividad en el laboratorio.
¿Qué hay detrás de una herramienta eficaz para la planificación de recursos del laboratorio?
En el ámbito de la planificación de recursos de laboratorio, la tecnología elegida desempeña un papel crucial en dos aspectos principales de la aplicación: conectividad y base de datos.
La conectividad se refiere a la capacidad del sistema para interactuar con otros sistemas de la forma más fluida posible.
La base de datos se refiere a la infraestructura subyacente donde se almacenan los datos.
Para la mayoría de los usuarios finales, estos aspectos suelen ser transparentes para ellos y, por tanto, no se aprecian a su justo valor. El sistema se conecta a otras plataformas, los datos se recuperan, supuestamente de forma rápida y correcta, y se almacenan en un lugar aparentemente seguro. Los datos fluyen hacia el sistema de planificación de recursos del que se extraen a través de sistemas de generación informes para la elaboración de cuadros de mando. Es decir, que los datos fluyen, el sistema funciona y hace su trabajo.
El enfoque del usuario final es pragmático y comprensible. Evaluar el sistema por lo que es capaz de ofrecer y cómo lo ofrece realmente, es el objetivo principal a la hora de elegir un sistema para su implementación.
Sin embargo, existe la otra cara de la moneda que, en este caso, es la tecnología utilizada.
¿Qué aspectos tecnológicos son clave en la elección?
Las decisiones en cuanto a la tecnología pueden afectar en gran medida a las actividades diarias del laboratorio. Esto es aún más relevante para la entidad de TI que tiene que dar soporte a las operaciones del negocio.
Desde el punto de vista de la conectividad: una buena herramienta de planificación de recursos de laboratorio debería ofrecer servicios web para conectarse con cualquier otro sistema como el LIMS, ERP, etc.
También debe ofrecer una librería API para permitir que los sistemas externos interroguen al propio sistema de planificación de laboratorio.
La combinación de estas tecnologías garantiza la fiabilidad, la calidad, la seguridad y la portabilidad, por mencionar sólo algunas ventajas.
Un sistema que no esté diseñado con los enfoques adecuados puede no ofrecer todas estas características. Demasiados sistemas siguen dependiendo de los archivos de Excel transferidos entre sistemas (o de los archivos CSV, que son simplemente archivos de Excel convertidos a texto). Optima ofrece servicios web y librerías API. Sin embargo, también permite a los usuarios finales utilizar archivos Excel o CSV. Aunque se considere menos fiable, demasiados sistemas heredados siguen utilizando sólo este tipo de comunicación.
Cuando busque un sistema de planificación de recursos de laboratorio, asegúrese de que estándares como los servicios web y la librería de API estén disponibles. Si no es así, puede correr el riesgo de verse con problemas en un futuro muy cercano debido a una mala comunicación entre sistemas, demasiada información que cargar y gestionar, hasta el punto de que los datos pueden alterarse o incluso perderse.
Desde el punto de vista de la base de datos: La base de datos es el repositorio donde los datos deben ser almacenados permanentemente. Demasiados jefes de laboratorios siguen utilizando archivos de Excel como herramienta casera de planificación de recursos de laboratorio. La compilación de esos múltiples archivos de Excel almacenados en una carpeta compartida resulta ser el repositorio actual de los datos relacionados con la planificación del laboratorio. Incluso puede ocurrir que los archivos de Excel sólo se almacenen en el ordenador del administrador del laboratorio.
El riesgo de manipulación y pérdida de datos es definitivamente demasiado alto
Pasar a un sistema más sofisticado para la gestión de los recursos del laboratorio implica el uso de una base de datos, lo que elimina una gran cantidad de riesgos en términos de seguridad y fiabilidad.
Por lo tanto, es clave, a la hora de seleccionar un sistema de planificación de recursos, tener en cuenta la tecnología de base de datos sobre la que se ha desarrollado.
Optima ha sido diseñado sobre Oracle, la base de datos número uno para las transacciones empresariales de importancia crítica. Su nivel de fiabilidad, escalabilidad y seguridad está muy por encima de cualquier otra base de datos disponible en la actualidad. Esta permite que Optima admita la implementación en varios laboratorios y centros sin interrupciones, pérdidas ni riesgos de manipulación de datos. Por no hablar de que, gracias a la tecnología en la que se basa, Optima puede almacenar fácilmente y de forma segura millones de registros y mantener un tiempo de respuesta excelente mientras se utiliza.
Desde el punto de vista de los informes: la decisión de construir Optima sobre Oracle ha abierto una gran variedad de opciones y una enorme flexibilidad para nuestros clientes. Como Oracle es la base de datos más utilizada, numerosas empresas ofrecen la oportunidad de conectarse a su base de datos, beneficiarse de sus capacidades y construir las mejores herramientas para crear cuadros de mando, gráficos, ejecutar análisis avanzados y mucho más.
No hace falta mencionar que, para hacerlo sin preocupaciones, una base de datos sólida y robusta es un activo fundamental.
¿Ha oído hablar alguna vez de fallos del sistema debidos a la corrupción o caída de la base de datos?
Si es así, lamentablemente es el momento en el que la tecnología se hace familiar a los usuarios finales y en el que el departamento de TI invierte urgentemente horas, o incluso días, en intentar recuperar una situación desesperada.
Una caída del sistema afectaría en gran medida a un sistema de planificación de recursos de laboratorio que debería estar disponible el 99,9% del tiempo. Para poner este porcentaje en perspectiva, un fallo del 0,01% equivale a unas 9 horas de inactividad al año, en un entorno de trabajo de 24 horas cada día. Esto es definitivamente algo en lo que hay que pensar…
En definitiva, las tecnologías utilizadas deberían desempeñar un papel importante en la toma de decisiones de compra de un sistema de tanta importancia para el negocio como es la planificación de recursos de laboratorio. La tecnología adecuada marcará la diferencia durante la implementación y el uso diario del sistema.
