Los beneficios de utilizar una herramienta dedicada a la gestión de los recursos del laboratorio son múltiples. En resumen, esos beneficios repercuten directamente en la eficiencia de la producción del laboratorio.
Los comentarios de nuestros clientes lo confirman, incluso basándose en la experiencia de la implementación.
Durante la fase inicial de la configuración del sistema, comienzan a darse cuenta de las redundancias, el nivel de complejidad de algunos flujos de trabajo, muchas veces relacionado con la falta de coordinación entre los centros. Una vez que los miembros del equipo trabajan en la sincronización de sus procesos, también ven cómo se estimula el cambio; no sólo para adaptar una nueva herramienta digital, sino también porque un nuevo sentido de urgencia de coordinación surge, así mismo como una gestión cualitativa de los datos que se generan.
Seguidamente, al utilizar un sistema de gestión de recursos de laboratorio como Optima LRMS, los directores de laboratorio tienen una clara visibilidad de los riesgos de sobreasignación.
Reconocer esos riesgos permite una redistribución proactiva de las tareas asignadas, esto como una solución a corto plazo, hasta el punto de identificar posibles averías de los instrumentos, por ejemplo, y anticipar soluciones alternativas…
Lo más apreciado por los gerentes y directores de laboratorio son los reportes informativos generados a partir del trabajo en curso, que ven que apoyarán sus negociaciones para futuras inversiones.
Cuando preguntamos qué debería aportar el Sistema Optima a su negocio, estas son las expectativas más mencionadas: Programación, Planificación, Reserva, Previsión e Informes.
Se podría creer que algunos son sinónimos de lo mismo, pero tienen definiciones concretas para nosotros y nuestros usuarios, y como tales son los beneficios esperados.
1º Ventaja de utilizar un LRMS: Programación automatizada
Gestionar los recursos de un laboratorio, con el objetivo de entregar los resultados esperados en un plazo determinado, implica el uso de múltiples hojas de cálculo, alinear las solicitudes de parámetros de pruebas con los instrumentos operativos disponibles, alinear las series de pruebas con las competencias de las personas, su turno de trabajo y sus agendas personales. Optima LRMS prevé asignar automáticamente teniendo en cuenta toda esta información. De este modo, el tiempo del gestor se centra en la aprobación final y en la potencial edición manual si es necesaria.
2º Ventaja de utilizar un LRMS: Planificación
La planificación es una de las funciones de gestión más importantes y, como tal, proporciona la base para otras funciones de la administración, es decir, la organización, la dotación de personal, la dirección y el control. Se centra en la definición de los objetivos de la producción del laboratorio, en la identificación de cursos de acción alternativos y en la decisión del plan de acción adecuado que debe emprenderse para alcanzar los objetivos.
Para cualquier proyecto, grande o pequeño, a corto o largo plazo, la planificación es imprescindible para obtener los resultados esperados y alcanzar un hito específico o cumplir un contrato importante con un cliente.
Optima apoya la planificación y el pensamiento anticipado facilitando diferentes tipos de informes, según lo prefiera el usuario.
3º Ventaja de utilizar un LRMS: Reservar
Anticiparse a las necesidades de un espacio del laboratorio o de un instrumento específico y asegurarse de que estará disponible cuando se requiera es uno de los principales beneficios que nuestros usuarios aprecian.
El reservar se utiliza dentro de diferentes tipos de enfoques según las características de los usuarios. En algunas situaciones, un laboratorio con espacio dedicado comparte sus instrumentos de más alta tecnología con el resto de la organización. Responsable del correcto funcionamiento de estos instrumentos, el acceso a los mismos se realiza exclusivamente mediante la reserva de plazas disponibles.
En otra situación, el director del laboratorio prevé la llegada de un grupo de muestras y reserva los técnicos e instrumentos pertinentes para garantizar el nivel de atención adecuado cuando sea necesario.
En última instancia, la reserva puede utilizarse de forma rutinaria. Independientemente del sector al que pertenezca la empresa de laboratorio, en su trabajo diario suele haber una rutina que nunca se detiene y en la que un determinado porcentaje de técnicos y/o instrumentos puede reservarse por defecto a largo plazo.
4º Ventaja de utilizar un LRMS: Previsión
Frecuentemente utilizado en los procesos de venta y mucho menos en los laboratorios de ciencias de la vida, sin embargo algunas industrias como la de automatización industrial utilizan este término también en el laboratorio.
La previsión es una estimación sistemática y científica de la demanda futura de un producto. Aplicado al laboratorio, es una estimación de la cantidad de recursos que se necesitarán según las tendencias de la producción.
Existen varios métodos de previsión de la demanda que se aplican en función del objetivo de la previsión, los datos necesarios, la disponibilidad de los datos y el plazo en el que se debe prever la demanda. Cada método varía de uno a otro y, por lo tanto, el pronosticador debe seleccionar el método que mejor se adapte a sus necesidades.
Optima LRMS facilita todo tipo de información y soporta los métodos estadísticos que se prefieren y se consideran superiores a otras técnicas de previsión de la demanda.
5º Ventaja de utilizar un LRMS: Elaboración de informes
La visualización de toda la información generada al utilizar Optima LRMS se realiza a través de la herramienta de informes que ofrece. De todo lo mencionado anteriormente, la información generada por las actividades almacenadas dentro de Optima son rastreadas y reportadas para su uso múltiple.
Adicionalmente, a los parámetros establecidos para la programación perfecta, otros parámetros que llamamos «sólo informe» van al lado de los de » planificación».
Entonces se trata de que el usuario defina el contenido del informe y la frecuencia de la revisión del estatus. Algunos se utilizan diariamente para verificar el perfecto desarrollo de la producción del laboratorio, otros se utilizan mensualmente, trimestralmente y anualmente para controlar los indicadores clave de rendimiento.
Por último, pero no menos importante, como se mencionó inicialmente, un informe clave que se extrae fácilmente del uso de Optima apoya a los gerentes y directores de laboratorio en sus reuniones de revisión del presupuesto. Además, los responsables de los laboratorios que disponen de datos contribuyen ahora con más visibilidad a los objetivos de negocio de la empresa.
Estas son las cinco razones principales por las que debería implementar Optima LRMS en su laboratorio, pero seguramente no son las únicas. Cada empresa tiene sus propias necesidades, y éstas pueden ser analizadas en profundidad para perfilar la solución que se ajuste al propósito.
