Obtener una visión general de la medida en que el laboratorio cumple las expectativas de la alta dirección y la satisfacción de los clientes resulta abrumador para los directores de laboratorio.
A menudo se enfrentan a un número inmanejable de archivos de Excel cuyo contenido pertenece únicamente a su respectivo propietario. Además, la mayoría de los laboratorios han digitalizado todos o algunos de sus flujos de trabajo con LIMS, LES, ELN, CDS y ERP, por nombrar algunos.
El nivel de detalle de la información contenida en esos archivos de Excel y bases de datos puede ser asombroso.
Así que, por un lado, hay un fácil acceso a grandes cantidades de datos, y por otro, una nueva trampa potencial de sobrecarga de KPIs. Es más fácil que nunca caer en la trampa de medir por medir. Los directivos de todo el mundo están aprendiendo a base de errores que el mero hecho de poder medir algo no significa que deban hacerlo. La conclusión es que el seguimiento y la presentación de informes de los KPIs lleva mucho tiempo: algunos KPIs pueden no conducir a mejores resultados y no merecer su tiempo y negocio.
Es crucial establecer rápidamente los KPIs más adecuados y seguir su evolución para garantizar que sus resultados sigan siendo significativos.
Desde los KPIs de negocio hasta la tasa de rotación de los empleados
Los líderes de hoy en día entienden la importancia de contar con métricas KPI estratégicas que midan sus objetivos.
En el contexto de la eficiencia de los laboratorios, unos KPIs se basan obviamente en la satisfacción del cliente, como el cumplimiento del plazo de entrega, la fluidez de los procesos desde el envío de las muestras hasta la entrega de los resultados, y la calidad de los mismos.
El balance de pérdidas y ganancias también debería dar una buena idea de la situación de los servicios del laboratorio desde el punto de vista financiero, con el apoyo también de la renovación de los pedidos de los clientes.
En el siguiente nivel los KPIs se relacionan con el personal y los instrumentos, los activos principales de un laboratorio. Para medir esta categoría de KPIs correctamente, es clave que un laboratorio haga uso de sistemas de gestión de recursos de laboratorio.
Un sistema adecuado de gestión de los recursos del laboratorio debe facilitar la planificación de las tareas y, en el proceso, recopila una cantidad considerable de datos que, si se evalúan correctamente, deberían proporcionar información útil. Es el repositorio donde se pueden recopilar las respuestas y la información relevante de forma precisa.
Un sistema de gestión de recursos de laboratorio como respuesta a algunas preguntas clave
Las preguntas iniciales se centrarían en captar el actual equilibrio entre actividades productivas y no productivas dentro del equipo.
– ¿Cuál es el porcentaje de horas de trabajo dedicadas a tareas administrativas? ¿En cursos de formación?
– ¿En qué medida la rotación de personal afecta a la coordinación de actividades?
– De promedio, ¿cuántas horas se dedican a un determinado tipo de encargo?
– De promedio, ¿cuánto tiempo se tarda en entregar los resultados al cliente una vez recibido el pedido?
– ¿Qué tareas se completan a tiempo según lo previsto?
– ¿Hay algún retraso en la entrega de los resultados a los clientes?
– ¿Cuánto tiempo se dedica a un paso concreto de un pedido? ¿Hay algún cuello de botella?
– ¿Qué equipo o departamento tiende a sobrecargarse rápidamente?
– ¿Cuánto tiempo se dedica a la calibración y al mantenimiento de los instrumentos?
– ¿Qué instrumentos deberían sustituirse para aumentar la productividad?
Las respuestas a estas preguntas deberían conducir rápidamente a pocas decisiones de gestión.
Si los procesos no funcionan bien, puede ser necesario revisarlos.
Si algunos miembros del personal o de los equipos están más solicitados que otros, puede ser necesario reajustar las competencias del personal.
Si el mantenimiento de los instrumentos requiere demasiado tiempo, podría ser conveniente una buena discusión con el proveedor para revisar el contrato de servicio, negociar la reparación, la revisión o la nueva compra.
Si el laboratorio tiene que dedicar un tiempo considerable a las reclamaciones del producto final puede aludir a la necesidad de revisar el proceso de producción.
El sistema de gestión de recursos de laboratorio Optima ofrece, por un lado, un cuadro de mandos y, por otro, un completo conjunto de informes.
El cuadro de mandos es configurable para que cada usuario, técnico, Analista, responsable de laboratorio, responsable de calidad y alta dirección, pueda visualizar la información más relevante a primera vista.
Informes de laboratorio listos para usar que permiten obtener nuevas ventajas para el negocio
Los responsables de los laboratorios están deseando encontrar la solución perfecta que proporcione un seguimiento de los parámetros y KPIs que puedan generar nuevas perspectivas de negocio y que puedan ser decisivos para el éxito y la eficiencia del propio laboratorio.
Optima es una solución de software que permite crear informes y cuadros de mando listos para usar que pueden proporcionar diversas claves sobre el rendimiento del laboratorio.
De hecho, Oracle es la plataforma de bases de datos más utilizada para aplicaciones empresariales. Su capacidad para procesar enormes cantidades de datos y recuperarlos en una fracción de segundo proporciona a las herramientas de planificación de recursos del laboratorio el entorno óptimo para procesar muchos años de datos de planificación de recursos.
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