» Smart working » y » teletrabajo «, entre otras, son las palabras de moda más utilizadas desde marzo de 2020, cuando el estallido de la pandemia de COVID-19 nos pilló a todos por sorpresa. La emergencia a la que todavía nos enfrentamos hoy, ha dado la oportunidad a muchos trabajadores y empresarios de revisitar sus formas de organizar el trabajo.
Hubo un tiempo en que las empresas comerciales crearon una nueva organización denominada «Inside sales». El objetivo era llevar a cabo actividades de venta centralizadas, sin coste de desplazamiento visitando clientes. Esto ocurrió hace más de 40 años, y las herramientas eran extremadamente sencillas. Se basaban en llamadas proactivas a una lista de clientes potenciales para vender los productos o servicios de la empresa.
Este nuevo puesto era una gran oportunidad para las personas que tenían dificultades para viajar, y facilitaba una mejor conciliación de la vida laboral. Sin embargo, se trataba de un trabajo relativamente complejo, diferente del telemarketing. A estas personas se le pedía que desarrollasen habilidades específicas para consolidar relaciones en remoto con el interlocutor.
El trabajo a distancia siempre se ha dado en grandes empresas multinacionales con miembros del equipo repartidos por todo el mundo, que tienen que trabajar juntos y comunicarse semanalmente, si no diariamente. No pueden simplemente subirse a un avión cada dos días para llegar a sus equipos y celebrar reuniones internas. Esto no sería rentable ni en tiempo ni en costes para esas empresas.
Entonces, tuvimos que aprender, a marchas forzadas, a gestionar prácticamente todas nuestras actividades a distancia. Tuvimos que aprender a permanecer en contacto con nuestros clientes, proveedores, compañeros, intentando mantener el mismo nivel de eficiencia, empatía y compromiso con el trabajo a realizar.
La introducción del adecuado Smart Working, como el «nuevo modelo normal» de trabajo, requirió cambios organizativos radicales, y la revisión de procesos de trabajo, procedimientos y planificación.
Sin embargo, la urgencia no debería afectar los pasos de revisión. Los cambios requeridos deben comenzar con la revisión de los métodos utilizados para medir el rendimiento laboral de los empleados y para planificar las actividades y tareas del equipo, garantizando un alto nivel de eficiencia. A continuación, hay que cuestionar el modelo inicial para introducir nuevas formas de gestionar los grupos de trabajo a distancia. Además, el nuevo modelo debe permitir la definición de objetivos específicos, medibles y realistas durante un determinado periodo de tiempo.
¿Cómo aplicar esos planteamientos a distancia al laboratorio?
Los laboratorios son un entorno muy especial. Algunas actividades simplemente no pueden realizarse desde casa. La mayoría de los instrumentos de laboratorio no se pueden controlar a distancia, al menos en toda su extensión. En un paso u otro, requieren intervenciones humanas físicas para su puesta en marcha, calibración, preparación de muestras, carga de muestras, configuración del análisis a realizar en el instrumento, compilación y revisión de resultados…
Los instrumentos del laboratorio deben funcionar siempre correctamente y según lo previsto. Pero entonces, ¿es posible el Smart Working para los empleados de un laboratorio?
El Smart Working en un laboratorio es factible.
Los «smart workers» de un laboratorio son los que realizan la mayor parte de sus tareas, si no todas, delante de un ordenador. Revisan los resultados del laboratorio, se ponen en contacto con los técnicos de laboratorio cuando es necesario, toman las decisiones de gestión que permiten a la empresa hacer avanzar el negocio.
Los que trabajan en los laboratorios sin duda visualizan las tareas que entran en esta categoría.
Un aspecto específico de la gestión de datos de laboratorio para los gestores y supervisores es la asignación de recursos. Nuestra experiencia nos dice que la mayoría de los laboratorios siguen llevando a cabo esta tarea con pegatinas en la pared, tableros, documentos en papel y un montón de archivos de Excel. En realidad, más del 80% de los laboratorios utilizan alguna de las herramientas mencionadas.
Esas herramientas, incluidos los archivos de Excel, el sistema más común para la gestión de los recursos, no permiten el «smart working».
El «smart working» en la gestión de recursos requeriría el uso de un repositorio centralizado con conexión remota a través de un navegador web. Esto ofrecería inmediatamente la posibilidad de planificar y programar los recursos desde cualquier lugar, como si los responsables y supervisores del laboratorio estuvieran presentes. Las herramientas de comunicación que ofrece Optima, la facilidad para asignar recursos, los informes integrados son sólo algunos ejemplos de herramientas «inteligentes» que están en el centro de esta tarea crítica.
Por otro lado, el «smart working» no debe considerarse sinónimo de trabajo a distancia únicamente, sino una forma más eficaz y ágil de trabajar. Un trabajo “inteligente” que facilita una mejor comprensión del trabajo que se realiza. Como tal, los conocimientos facilitados a través de informes que reflejan indicadores clave de rendimiento son los que hacen de Optima una referencia en la gestión de los recursos del laboratorio.
No sólo se asignan las tareas diarias y semanales de los laboratorios en función de las competencias de los analistas y de la disponibilidad de los instrumentos, sino que se almacena una cantidad asombrosa de información a la espera de ser utilizada para la evaluación de la eficiencia y la productividad del laboratorio.
Con Optima se facilita el trabajo inteligente gracias a:
- Conectividad con sistemas heredados: LIMS, ELN, ERP
- Mediante servicios web y biblioteca API
- Base de datos Oracle
- La base de datos número 1 para las transacciones empresariales cruciales. Su nivel de fiabilidad, escalabilidad y seguridad está muy por encima de cualquier otra base de datos disponible en la actualidad
- Informes
- Gran variedad de opciones y enorme flexibilidad para nuestros clientes
- Analítica avanzada
- Oracle es la base de datos más utilizada, numerosas empresas ofrecen la oportunidad de conectarse a su base de datos, beneficiarse de sus capacidades y construir las mejores herramientas para crear cuadros de mando, gráficos, ejecutar análisis avanzados
Con Optima el «smart working» significa:
- Fácil acceso al nivel de competencia y estado de los técnicos de laboratorio y analistas
- Fácil visualización de los niveles de carga de trabajo, productividad y calidad
- Uso optimizado de los instrumentos
- Reduce el tiempo de inactividad, facilita la resolución de problemas, permite comparar el rendimiento del sistema…
- Previsión a corto, medio y largo plazo
- Aumento de la transparencia dentro del equipo y hacia la dirección de la empresa
